Je maakt foto's van de eindvoorstelling voor Instagram, je leerlingadministratie zit vol kinderen en de ouders van de dinsdaggroep zitten samen in een appgroep. Bijna alles wat een muziek- of dansschool dagelijks doet, raakt aan persoonsgegevens van minderjarigen. Dat hoeft geen probleem te zijn, als je een paar dingen bewust regelt.
Een foto waarop een leerling herkenbaar danst of speelt, is een persoonsgegeven. Wil je die op je website of socials zetten, dan heb je daar een grondslag voor nodig, en bij kinderen is dat in de praktijk toestemming van de ouders. Die toestemming moet vrij, specifiek en aantoonbaar zijn, en net zo makkelijk in te trekken als te geven. Een regel in je algemene voorwaarden ('wij mogen beeldmateriaal gebruiken') telt niet: dat is geen vrije keuze. Wat wel werkt: een apart aankruisvakje bij de inschrijving, per kanaal (website, socials, drukwerk). Houd een lijstje bij van leerlingen zonder toestemming en geef dat aan degene die bij de voorstelling fotografeert. Zo voorkom je dat je achteraf beelden moet verwijderen.
art. 6 + art. 7 AVGVeel muziek- en dansscholen hebben inmiddels een online omgeving: een leerlingportaal met oefenschema's, een app met lesvideo's of een boekingsysteem waar leerlingen zelf inloggen. Zodra een kind jonger dan 16 daar zelf een account aanmaakt en je op toestemming leunt, moet die toestemming van de ouders komen. Je moet bovendien een redelijke poging doen om te controleren dat het echt de ouder is die toestemt. De simpelste route: laat de inschrijving en het aanmaken van accounts altijd via de ouder lopen, met het mailadres van de ouder als hoofdcontact. Dan ligt de toestemming vanzelf op de goede plek en heb je bij vragen of intrekking meteen de juiste persoon aan de lijn.
art. 8 AVGEen appgroep per lesgroep is handig, maar deelt automatisch het telefoonnummer van elke ouder met alle andere ouders. Vraag daarom vooraf of ouders daarin willen, of gebruik een kanaal waarin alleen jij kunt zenden, zoals een broadcastlijst of gewoon e-mail met alle adressen in de BCC. Voor de nieuwsbrief geldt: alleen versturen aan wie zich daarvoor heeft aangemeld, met een werkende afmeldlink. Adressen van proeflesaanvragen van drie jaar geleden of van oud-leerlingen zomaar aanschrijven is geen goed idee: voor commerciële e-mail is in beginsel toestemming nodig. Concreet: zet een apart aanmeldvinkje voor de nieuwsbrief bij je inschrijfformulier en koppel je verzendlijst niet klakkeloos aan je hele administratie.
art. 6 AVG + art. 11.7 TelecommunicatiewetDit is een van de meest voorkomende bevindingen bij kleine ondernemers: leerlingen die jaren geleden zijn gestopt, staan nog volledig in de administratie, inclusief geboortedatum, adres en soms een pasfoto. 'Misschien komen ze ooit terug' is geen geldige reden om alles te bewaren. De AVG verplicht je gegevens niet langer te bewaren dan nodig voor het doel. Bepaal daarom zelf een termijn en leg die vast: factuurgegevens moet je fiscaal zeven jaar bewaren, maar de rest van het leerlingdossier kan meestal binnen een of twee jaar na uitschrijving weg. Plan één vast opruimmoment per jaar, bijvoorbeeld aan het begin van het seizoen, en vermeld je termijnen in je privacyverklaring.
art. 5 AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanAlleen als je toestemming hebt van de ouders van elk herkenbaar kind onder de 16, per kanaal vastgelegd. Vraag dit bij de inschrijving met een apart vinkje en geef de fotograaf een lijst van leerlingen zonder toestemming. Trekt een ouder de toestemming in, dan haal je de betreffende beelden weg.
Voor online diensten ligt de grens in Nederland op 16 jaar: daaronder moet de toestemming van de ouders komen. Praktisch is het verstandig om bij alle minderjarige leerlingen de ouders als contactpersoon en toestemminggever te nemen, dan zit je nooit fout.
Ja. Zodra een softwareleverancier jouw leerlinggegevens opslaat of verwerkt, is dat een verwerker en hoort daar een verwerkersovereenkomst bij (art. 28 AVG). Grote pakketten bieden die standaard aan; controleer of je hem daadwerkelijk hebt geaccepteerd en bewaar een kopie.
De AVG noemt geen vaste termijn: jij bepaalt en onderbouwt hem zelf. Gebruikelijk is factuurgegevens zeven jaar (fiscale plicht) en de rest van het dossier hooguit een tot twee jaar na uitschrijving. Leg je keuze vast in je privacyverklaring en ruim jaarlijks op.
Bij een bestaande klantrelatie mag je onder voorwaarden mailen over vergelijkbare eigen lessen, mits je bij het verzamelen van het adres op een afmeldmogelijkheid hebt gewezen en elke mail een afmeldlink heeft. Jaren na vertrek ineens weer mailen zonder eerdere aankondiging kan niet; dan is opnieuw toestemming nodig.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.