Na een geslaagd feestje heb je prachtige foto's van lachende kinderen, precies wat je op je website en socials wilt laten zien. Maar op dat feestje stonden ook kinderen van ouders die jou nooit hebben geboekt. En in je mailbox stapelen de boekingen zich op, met adressen, telefoonnummers en de geboortedatum van elke jarige.
De ouder die jou boekt, kan alleen toestemming geven voor het eigen kind. Op een kinderfeest staan meestal ook vijf tot tien andere kinderen, en voor elk herkenbaar kind heb je toestemming van de eigen ouders nodig voordat je een foto publiceert. Die haal je in de praktijk zelden compleet binnen via de gastheer of gastvrouw. Werkbare oplossingen: publiceer alleen beelden waarop uitsluitend het kind van de opdrachtgever herkenbaar is, maak sfeerbeelden waarop kinderen van achteren of onherkenbaar in beeld zijn, of lever de foto's privé aan de ouders en vraag gericht toestemming voor één of twee beelden die je wilt gebruiken. Leg elke toestemming vast, met datum en kanaal, zodat je het later kunt laten zien.
art. 6 + art. 7 AVGVoor de boeking heb je de naam en leeftijd van de jarige nodig, en dat is prima. Het gaat schuiven zodra je die geboortedatum bewaart om er later iets anders mee te doen, bijvoorbeeld elk jaar automatisch een aanbieding sturen rond de verjaardag. Dat is een nieuw doel waar de ouder niets over te horen kreeg. De AVG vraagt dat je alleen verzamelt wat je voor het feest nodig hebt, en dat je vooraf vertelt wat je ermee doet. Wil je een verjaardagsherinnering aanbieden, maak er dan een expliciete keuze van bij de boeking ('mogen we je volgend jaar een berichtje sturen?'). En ruim afgeronde boekingen na een vaste termijn op in plaats van een eeuwig groeiend bestand met kindergegevens te kweken.
art. 5 AVGOud-klanten een jaar later mailen voelt als een logische groeistrategie, maar commerciële e-mail vraagt in beginsel toestemming. Er is een uitzondering voor bestaande klanten: die mag je mailen over vergelijkbare eigen diensten, mits je bij de boeking al op de afmeldmogelijkheid wees en elke mail een werkende afmeldlink heeft. Regel het daarom aan de voorkant: zet bij je boekingsformulier een apart vinkje voor 'houd me op de hoogte', vooraf niet aangevinkt. Adressen die je via via kreeg of van een gastenlijst plukte, mag je niet aanschrijven. Concreet: houd twee lijsten uit elkaar, boekingen (administratie) en nieuwsbrief (alleen aanmeldingen), en mail uitsluitend de tweede.
art. 6 AVG + art. 11.7 TelecommunicatiewetVeel sites van entertainers zijn ooit door een bekende in elkaar gezet en laden van alles van buitenaf: lettertypen bij Google, een Instagram-widget, een YouTube-video van een optreden. Elk van die onderdelen stuurt het IP-adres van je bezoekers naar servers in de Verenigde Staten, meestal zonder dat je privacyverklaring dat vertelt, en vaak zonder geldige grondslag. Dit is een van de meest gevonden problemen op websites van kleine ondernemers. Wat je kunt doen: host lettertypen zelf (dat kan met een kleine aanpassing), zet video's achter een klikbare voorvertoning en controleer of je boekingsformulier over een beveiligde verbinding (https) loopt. Zet in je privacyverklaring welke diensten je site echt gebruikt.
art. 13 + art. 44 e.v. AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanAlleen met toestemming van de ouders van elk herkenbaar kind, niet alleen van de opdrachtgever. Kies anders voor beelden waarop alleen het kind van de opdrachtgever herkenbaar is, of voor sfeerfoto's zonder herkenbare gezichten. Leg elke toestemming vast.
Nee. Die ouder kan alleen over het eigen kind beslissen. Voor gastjes op het feest heb je toestemming van hún ouders nodig. In de praktijk is het simpeler om gasten onherkenbaar in beeld te brengen dan om al die toestemmingen achteraf te regelen.
Alleen als je dat bij de boeking netjes hebt geregeld: een eigen aanmeldvinkje of een duidelijke afmeldmogelijkheid bij het verzamelen van het adres, plus een afmeldlink in elke mail. Zonder die basis is een verjaardagsmailtje aan oud-klanten niet toegestaan.
Factuurgegevens bewaar je zeven jaar voor de Belastingdienst. De rest, zoals het adres van het feest en de naam en leeftijd van de jarige, heb je na afloop niet meer nodig; een termijn van bijvoorbeeld een jaar na het feest is goed te onderbouwen. Leg je keuze vast in je privacyverklaring.
Ja. Zodra je site om gegevens vraagt, al is het maar een contactformulier, moet je vertellen wat je ermee doet, hoe lang je het bewaart en welke rechten mensen hebben. De grootte van je bedrijf doet er niet toe; de verplichting geldt ook voor een eenmanszaak.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.