Een match maken betekent dossiers delen: het profiel van een gastgezin met de namen, leeftijden en bijzonderheden van de kinderen gaat naar een kandidaat in Manilla of Kaapstad, en de au-pair mailt op haar beurt haar paspoort voor het visumtraject. Weinig kleine bureaus verwerken zulke gevoelige gegevens over zulke grote afstanden als een au-pairbemiddelaar.
Zodra een gezinsprofiel of kandidaatdossier naar een partnerbureau of kandidaat buiten de EU gaat, is dat een doorgifte naar een derde land. Daarvoor gelden extra regels: voor sommige landen bestaat een adequaatheidsbesluit, voor de meeste herkomstlanden van au-pairs niet, en dan moet je passende waarborgen regelen, zoals standaardcontractbepalingen met je partnerbureau. In de praktijk zien we dat bureaus jarenlang profielen mailen zonder dat er iets op papier staat. Breng daarom in kaart naar welke landen je gegevens stuurt, ook via je software: een matchingplatform of opslagdienst met Amerikaanse servers telt mee. Leg per route vast welke waarborg geldt, en benoem de doorgifte in je privacyverklaring, zodat gezinnen en kandidaten weten waar hun gegevens heen gaan.
art. 44 e.v. AVGEen goed matchprofiel vertelt veel over de kinderen: allergieën, een diagnose, gedrag, soms de thuissituatie. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, en daarvoor geldt een streng regime: verwerken mag in de regel alleen met uitdrukkelijke toestemming van de ouders, en alleen wat echt nodig is voor de match. Het grootste risico zit in vrije tekstvelden ('bijzonderheden'), waar ongemerkt medische informatie in belandt die vervolgens in elk gedeeld profiel meereist. Wat je kunt doen: vraag gezondheidsinfo alleen gericht uit waar het de zorgtaak van de au-pair raakt, vraag er apart uitdrukkelijke toestemming voor, en deel die details pas in de laatste matchfase met de ene kandidaat die het aangaat, niet in elk rondgestuurd profiel.
art. 9 AVGVoor het visumtraject mailen kandidaten hun paspoort, diploma's en soms medische verklaringen. Die bijlagen blijven vervolgens jaren in de inbox staan, onversleuteld en volledig leesbaar, ook voor iedereen die ooit toegang tot die mailbox krijgt: een klassieke vindplaats van datalekken bij kleine bureaus. Maak daarbij onderscheid tussen twee groepen. Documenten van kandidaten die uiteindelijk niet geplaatst worden, verwijder je snel na afronding. Voor geplaatste au pairs ligt het anders: als erkend referent heb je vanuit de IND een administratie- en bewaarplicht en hoor je een kopie van het geldige paspoort te bewaren tot vijf jaar na het einde van je referentschap, met de wettelijke verplichting als grondslag (art. 6 AVG). Haal ID's dus meteen uit de mail, zet ze in een beveiligde, afgeschermde opslag, verwijder de mail met bijlage, en spreek met je team af dat doorsturen via privémail of WhatsApp niet gebeurt.
art. 6 + art. 32 AVGEen au-pairbureau draait op een handvol diensten: een matchingplatform of CRM, een mailprovider, cloudopslag, een boekhoudpakket. Elk daarvan verwerkt persoonsgegevens namens jou en is dus een verwerker, en met elke verwerker hoort een verwerkersovereenkomst. In de praktijk ontbreekt die vaak: het bureau klikte ooit op 'akkoord' zonder te weten wat er stond, of er is helemaal niets geregeld. Loop je lijst met leveranciers eens langs en controleer per dienst of er een verwerkersovereenkomst ligt en waar de gegevens worden opgeslagen. Bij een dienst met opslag buiten de EU komen de doorgifteregels er bovenop. Grote aanbieders hebben dit standaard klaarstaan; het kost meestal een middag om het compleet te maken.
art. 28 AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanDat kan, maar niet zomaar. Doorgifte buiten de EU vraagt een grondslag én passende waarborgen, bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen met een partnerbureau. Deel bovendien alleen wat voor de matchfase nodig is en bewaar gevoelige details voor de laatste fase met één kandidaat.
Dat hangt af van de fase. Van kandidaten die uiteindelijk niet geplaatst worden, verwijder je identiteitsdocumenten snel na afronding. Voor geplaatste au pairs ben je als erkend referent juist verplicht een kopie van het geldige paspoort in je administratie te bewaren, tot vijf jaar na het einde van je referentschap. Bewaar die kopieën in een beveiligde opslag in plaats van in je mailbox.
Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de ouders en alleen als het relevant is voor de zorgtaak, zoals een allergie waar de au-pair rekening mee moet houden. Zet het niet in profielen die breed worden rondgestuurd; deel het pas met de kandidaat met wie het serieus wordt.
Kort. Voor sollicitanten hanteert de toezichthouder vier weken na afronding als richtsnoer, en tot een jaar met toestemming; voor afgewezen au-pairkandidaten is diezelfde lijn goed verdedigbaar. Wil je iemand in portefeuille houden voor een volgende match, vraag daar dan expliciet toestemming voor.
Ja. Het platform slaat gezins- en kandidaatgegevens voor jou op en is daarmee verwerker. Controleer of je de verwerkersovereenkomst daadwerkelijk hebt afgesloten en waar de servers staan; bij opslag buiten de EU gelden ook de doorgifteregels.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.