Een sessieverslag met 'druk gedrag, mogelijk AD(H)D, thuis veel spanning' is in tien woorden een stapeling van gevoelige informatie over een kind. Kindercoaches werken dagelijks met precies het soort gegevens waar de AVG de zwaarste eisen aan stelt, vaak in een eenmanspraktijk zonder ICT-afdeling.
Aantekeningen over gedrag, emoties, een (vermoede) diagnose of de gezondheid van een kind vallen onder de bijzondere persoonsgegevens. Verwerken mag in de regel alleen met uitdrukkelijke toestemming van de ouders, en die vraag je aan het begin van het traject, schriftelijk en specifiek: waarvoor houd je een dossier bij en wat komt erin. Let daarnaast op je eigen schrijfstijl. Een vrij notitieveld loopt ongemerkt vol met zware kwalificaties en vermoedens die je nooit hard kunt maken. Schrijf feitelijk en terughoudend ('kon zich 10 minuten concentreren' in plaats van 'vermoedelijk AD(H)D'), noteer alleen wat voor de begeleiding nodig is, en bedenk bij elke zin dat ouders het dossier mogen opvragen en lezen.
art. 9 AVGBij jonge kinderen geven de ouders toestemming voor het traject en de gegevensverwerking, en bij gescheiden ouders met gezamenlijk gezag betekent dat: allebei. Start je een traject op verzoek van één ouder terwijl de ander van niets weet, dan sta je zwak zodra die ander bezwaar maakt of het dossier opvraagt. Leg daarom bij de intake vast wie het gezag heeft en zorg dat beide gezagdragende ouders hebben getekend. Ook het inzagerecht loopt bij kinderen onder de 16 via de ouders, en een ouder met gezag kan dat in beginsel uitoefenen, ook degene die niet betaalt of niet bij de sessies is. Reageer op zo'n verzoek binnen een maand en documenteer wat je hebt verstrekt.
art. 12 + art. 15 AVGEen leerkracht die belt om te vragen hoe het loopt, een IB'er die het verslag wil ontvangen: het gebeurt wekelijks, en het antwoord is niet vanzelfsprekend ja. Voor het delen van dossierinformatie met school of een andere hulpverlener heb je een grondslag nodig, en dat is bij een kindercoach vrijwel altijd toestemming van de ouders, vooraf, gericht en per ontvanger. Deel vervolgens minimaal: de leerkracht heeft aan twee praktische handvatten meestal meer dan aan het hele verslag. En let op het kanaal: een dossierverslag als bijlage in een gewone mail aan een verkeerd getypt adres is meteen een datalek. Gebruik beveiligde verzending of geef het verslag aan de ouders mee, dan bepalen zij wat ze doorgeven.
art. 6 + art. 32 AVGOok een eenmanspraktijk draait op software: een online agenda, een videobeldienst, een mailprovider, misschien een AI-tool die je verslagen samenvat. Elk van die diensten verwerkt gegevens van jouw cliëntjes en is daarmee een verwerker, en met elke verwerker hoort een verwerkersovereenkomst. Dat ontbreekt bij kleine praktijken bijna altijd, terwijl juist hier bijzondere persoonsgegevens doorheen gaan. Extra aandacht verdienen Amerikaanse diensten: daarbij komen de regels voor doorgifte buiten de EU erbovenop. Vooral bij AI-tools is terughoudendheid op zijn plaats: voer geen herleidbare kindgegevens in zonder verwerkersovereenkomst en duidelijkheid over waar de data heengaat. Loop je lijstje tools langs, sluit de ontbrekende overeenkomsten en kies waar mogelijk voor Europese alternatieven.
art. 28 + art. 44 e.v. AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanJa. Gedrags- en gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, en als kindercoach is uitdrukkelijke toestemming van de ouders vrijwel altijd je grondslag. Regel die schriftelijk bij de start van het traject en beschrijf waarvoor je het dossier bijhoudt.
Bij gezamenlijk gezag is dat het uitgangspunt, ook na een scheiding. Leg bij de intake vast wie het gezag heeft en laat beide gezagdragende ouders tekenen. Zo voorkom je dat het traject stilvalt zodra de andere ouder bezwaar maakt.
Bij kinderen onder de 16 oefenen de ouders het inzagerecht uit, en een ouder met gezag kan daar in beginsel een beroep op doen, ook als die niet bij de sessies betrokken is. Reageer binnen een maand en houd bij wat je hebt verstrekt. Schrijf je verslagen alsof ouders meelezen; dat doen ze mogelijk ook.
Alleen met de nodige waarborgen: een verwerkersovereenkomst met de aanbieder, duidelijkheid over waar de data wordt verwerkt (bij Amerikaanse diensten gelden extra doorgifteregels) en het liefst zonder herleidbare namen in de invoer. Zonder die basis kun je er beter geen kindgegevens in zetten.
De AVG kent geen vaste termijn voor coachdossiers; de wettelijke bewaartermijnen uit de zorg gelden meestal niet voor kindercoaching. Bepaal zelf een onderbouwde termijn, bijvoorbeeld twee jaar na afronding van het traject, leg die vast in je privacyverklaring en ruim daarna daadwerkelijk op.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.