Een kandidaat zakt en vraagt een week later om inzage in zijn examen. Ondertussen draait je online proctoring opnames van duizenden kandidaten en staat je diplomaregister vol resultaten van jaren terug. Examenbureaus verwerken meer gevoelige gegevens dan menigeen denkt.
Een examenbureau bewaart twee soorten gegevens die vaak op één hoop belanden: het bewijs dát iemand geslaagd is, en al het materiaal eromheen. Voor het diplomaregister is een lange bewaartermijn goed te onderbouwen: werkgevers en kandidaten moeten een certificaat jaren later nog kunnen verifiëren. Maar het gemaakte examenwerk, de camerabeelden van de afname, de aantekeningen van surveillanten en de mailwisseling rond een herkansing hebben die lange houdbaarheid niet nodig. Maak dat onderscheid expliciet: leg per categorie een termijn vast, houd het register beperkt tot de kale feiten (naam, examen, datum, resultaat), en ruim het onderliggende materiaal na een korte, vaste periode op. Zet de termijnen in je privacyverklaring, dan weten kandidaten waar ze aan toe zijn.
art. 5 AVGOnline proctoring is voor examenbureaus de zwaarste AVG-post: camerabeelden van de kandidaat thuis, schermopnames, soms een omgevingsscan van de kamer en software die afwijkend gedrag markeert. Dat is systematische monitoring met een hoog risico, en daarvoor is een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) verplicht vóórdat je het systeem in gebruik neemt. Net zo belangrijk: de uitkomst van de software mag nooit zelfstandig het oordeel zijn. Een fraudesignaal is een aanleiding voor beoordeling door een mens, geen ongeldigverklaring. Richt je proces daarop in en leg vast wie signalen beoordeelt en hoe een kandidaat bezwaar kan maken. Informeer kandidaten ruim vóór het examen over wat er wordt opgenomen, hoe lang de beelden bewaard blijven en dat er software meekijkt; bij het examen zelf is het daarvoor te laat.
art. 35 + art. 22 AVGEen gezakte kandidaat die om inzage vraagt, doet geen rare vraag: gemaakte examenantwoorden en het commentaar van de beoordelaar gaan over hem en vallen onder het inzagerecht. Je moet binnen een maand reageren, en 'dat geven wij nooit' is geen antwoord. Wat je wél mag beschermen, zijn de belangen van anderen: de vragenbank zelf, het beoordelingsmodel en gegevens van andere kandidaten hoef je niet prijs te geven. Richt hier een vast proces voor in: één postbus of formulier voor verzoeken, een standaardwerkwijze voor wat je verstrekt (het eigen werk en de beoordeling) en wat niet (de vragenbank), en een termijnbewaking zodat de maand niet ongemerkt verstrijkt.
art. 15 + art. 12 AVGToetsplatform, proctoringleverancier, inschrijfsysteem: een examenbureau leunt op leveranciers die allemaal kandidaatgegevens verwerken. Met elk van hen hoort een verwerkersovereenkomst te liggen, en juist bij proctoring is de inhoud daarvan geen formaliteit. Waar staan de opnames opgeslagen, en is dat in de VS (dan speelt ook de doorgifteregeling)? Hoe lang bewaart de leverancier beelden, en wordt er echt gewist na die termijn? Gebruikt de leverancier de beelden voor het verbeteren van zijn eigen software? Vraag het na, leg de antwoorden vast en neem de afspraken op in de overeenkomst. Bij een datalek of een klacht van een kandidaat ben jij het aanspreekpunt, dus je wilt deze antwoorden paraat hebben.
art. 28 + art. 44 e.v. AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanJa. De eigen antwoorden en het commentaar van de beoordelaar zijn persoonsgegevens van de kandidaat en vallen onder het inzagerecht; reageer binnen een maand. De vragenbank, het beoordelingsmodel en gegevens van andere kandidaten hoef je niet te verstrekken.
In de praktijk vrijwel altijd: proctoring combineert camerabeelden, schermopnames en vaak automatische analyse van gedrag, en dat is een verwerking met hoog risico. Voer de DPIA uit vóór ingebruikname en betrek je proctoringleverancier bij de technische vragen.
Maak onderscheid. De kale registerfeiten (naam, examen, datum, resultaat) kun je met een goede onderbouwing lang bewaren voor verificatie van certificaten. Examenwerk, opnames en correspondentie horen een veel kortere, vaste termijn te krijgen.
Nee, daar hoort een mens tussen te zitten. Een automatisch fraudesignaal is een aanleiding voor menselijke beoordeling, geen uitslag. Leg vast wie signalen beoordeelt en geef de kandidaat de kans om zijn kant te vertellen.
Ja, en ruim voor het examen: wat er wordt opgenomen, hoe lang de beelden bewaard blijven en dat software het gedrag analyseert. Zet het in de examenvoorwaarden én in de praktische informatie vooraf, niet alleen in de privacyverklaring.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.