Bij outplacement komt iemand nooit met een blanco verhaal binnen: er ligt een ontslag, soms een conflict, soms ziekte. De werkgever betaalt het traject en wil weten hoe het loopt. Tussen die twee belangen in zit jouw dossier, en daar kijkt de AVG scherp naar.
De werkgever betaalt het traject en wil terugkoppeling, maar het dossier gaat over de kandidaat. Die twee belangen botsen zodra de opdrachtgever meer wil weten dan 'het traject loopt'. Inhoudelijke informatie (waar iemand solliciteert, wat er in gesprekken besproken is, testuitslagen) hoort niet zonder meer bij de werkgever terecht te komen; procesinformatie (gestart, aantal gesprekken, afgerond) kan wel, mits vooraf afgesproken. Regel het aan de voorkant: zet in je opdrachtbevestiging precies wat je rapporteert en wat niet, en bespreek dat ook met de kandidaat in het eerste gesprek. Een kandidaat die weet dat de inhoud vertrouwelijk blijft, praat bovendien vrijer, en dat komt het traject zelf ten goede.
art. 6 + art. 13 AVGOutplacement begint zelden zonder verhaal: een reorganisatie, een conflict, ziekte. Daarmee sluipt gezondheidsdata bijna vanzelf het dossier in: 'twee jaar ziek geweest', 'burn-out na conflict met leidinggevende'. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens met een streng regime, en een vrij tekstveld in je CRM is daar niet voor bedoeld. Wees dus zuinig met wat je noteert. De aanleiding van het ontslag hoef je vaak niet medisch vast te leggen om iemand goed te begeleiden; 'langdurig uitgevallen, zoekt passend werk' zegt genoeg. Is een gezondheidsgegeven echt nodig, noteer het dan bewust en met medeweten van de kandidaat, houd het uit rapportages aan de werkgever, en verwijder het na afloop van het traject.
art. 9 AVGAssessments, beroepskeuzetests en beoordelingen horen bij een goed traject, maar leveren precies het soort data op waar je zorgvuldig mee moet zijn: profielen, scores, sterkte-zwakteanalyses. Draait de test bij een extern platform, dan is die leverancier jouw verwerker en hoort er een verwerkersovereenkomst te liggen; jij blijft aanspreekbaar voor wat er met de resultaten gebeurt. Spreek ook af wie de uitslag te zien krijgt: de kandidaat altijd als eerste, de werkgever alleen als dat vooraf met de kandidaat is afgesproken. En check bij je leverancier waar de resultaten staan opgeslagen en hoe lang; een testuitslag hoeft niet jaren op het platform te blijven staan nadat het traject is afgerond.
art. 28 + art. 5 AVGNa afloop van een traject blijft er veel liggen: cv's in de mailbox, gespreksverslagen in het CRM, sollicitatiebrieven in een gedeelde map. Daar zitten twee risico's aan vast. Ten eerste de bewaartermijn: een dossier van een kandidaat die vier jaar geleden is uitgestroomd, heeft geen doel meer en hoort weg te zijn. Ten tweede de beveiliging: een mailbox vol cv's en verslagen is bij een gehackt account in één keer een fors datalek. Concreet: spreek een vaste opruimtermijn af na afronding (bijvoorbeeld een jaar), bewaar lopende dossiers op één beveiligde plek in plaats van verspreid over mailbox en mappen, en zet tweestapsverificatie aan op elk account waar kandidaatgegevens in staan.
art. 5 + art. 32 AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanProcesinformatie, zoals dat het traject loopt en hoeveel gesprekken er zijn geweest, kan als dat vooraf is afgesproken. Inhoud, zoals sollicitaties, testuitslagen en wat er besproken is, blijft bij de kandidaat tenzij die er uitdrukkelijk mee instemt. Leg de rapportageafspraak vast in de opdrachtbevestiging.
Gezondheidsgegevens vallen onder het strenge regime van art. 9 AVG. Noteer functioneel ('langdurig uitgevallen') in plaats van medisch, en alleen wat je echt nodig hebt voor de begeleiding. Houd zulke informatie in elk geval buiten rapportages aan de werkgever.
Kies een vaste termijn na afronding en onderbouw die; een jaar is een gangbaar uitgangspunt, langer alleen met een concrete reden. Zet de termijn in je privacyverklaring en ruim ook echt op, inclusief cv's die nog in de mailbox staan.
Meestal ben je voor de inhoudelijke begeleiding zelf verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt hoe het traject eruitziet en wat je vastlegt. Ontvang je daarnaast personeelsdata van de werkgever voor diens doelen, dan kan een verwerkersrol meespelen. Leg de rolverdeling vast in de opdrachtbevestiging.
Ja. Gespreksverslagen, testuitslagen en correspondentie over de kandidaat vallen onder het inzagerecht, en je reageert binnen een maand. Schrijf dossiers dus alsof de kandidaat meeleest; dat is meteen een goede kwaliteitstoets.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.