Op je inschrijfformulier staat een vraag over epilepsie en medicijngebruik, en na het diplomazwemmen zet je trots een groepsfoto op Facebook. Allebei begrijpelijk, en allebei precies waar de AVG bij zwemscholen en kindersport het strengst is: gezondheidsgegevens en foto's van kinderen.
Voor veilig lesgeven wil je weten of een kind epilepsie heeft, astma, of medicijnen gebruikt. Dat is terecht, maar het zijn gezondheidsgegevens en die vallen onder het zwaarste AVG-regime. Het verschil zit in hoe je het vraagt en wie het ziet. Een open veld 'bijzonderheden' nodigt uit tot veel meer informatie dan je nodig hebt, en een geprinte ledenlijst met medische aantekeningen naast het bad is een datalek in wording. Concreet: vraag gericht ('is er iets dat de instructeur tijdens de les moet weten?'), vraag ouders om uitdrukkelijke toestemming en leg die vast, geef alleen de eigen instructeur inzage, en verwijder de informatie wanneer het kind stopt. Houd medische bijzonderheden buiten de algemene ledenadministratie.
art. 9 AVGHet diplomamoment, de wedstrijd, het zomerkamp: foto's horen bij kindersport en ouders vinden ze vaak leuk. Maar publiceren op je website of social media kan niet zonder toestemming van de ouders, per kanaal gevraagd en net zo makkelijk weer in te trekken. Extra gevoelig bij zwemles: kinderen in badkleding. Een foto die voor de ene ouder een leuke herinnering is, is voor de andere reden om nooit meer terug te komen. Concreet: vraag toestemming bij inschrijving met aparte vinkjes voor website, social media en de besloten ouderapp, fotografeer bij twijfel van achteren of van afstand, houd een lijst bij van kinderen die niet op de foto mogen, en verwijder gepubliceerde foto's direct als een ouder daarom vraagt.
art. 6 + art. 7 + art. 17 AVGZwemscholen bewaren graag alles: wie welk diploma haalde, de ledenadministratie van jaren terug, oude wachtlijsten. Voor het diploma zelf is een register verdedigbaar, maar de complete inschrijving van een kind dat jaren geleden afzwom hoeft er niet meer te zijn, inclusief de medische bijzonderheden van toen. Gegevens zonder doel bewaren mag niet, en elk oud record is er één dat kan lekken. Concreet: splits wat je lang bewaart (behaalde diploma's, facturen voor de belasting) van wat kort mag (medische informatie, wachtlijsten, contactgegevens van aanmeldingen die nooit startten), plan een jaarlijks opruimmoment, en benoem de termijnen in je privacyverklaring zodat ouders weten waar ze aan toe zijn.
art. 5 AVGDe website van een zwemschool is drukker dan hij oogt: een inschrijfformulier met kindgegevens, soms een gezondheidsvraag er meteen bij, een Facebook-pixel voor de advertenties en een fotoalbum van het afzwemmen. Het formulier stuurt kindgegevens over de lijn, de pixel deelt bezoekgedrag met Meta en vereist vooraf toestemming via een echte cookiebanner, en een openbaar album is zichtbaar voor iedereen, ook voor wie je liever niet laat meekijken. Concreet: stel op het webformulier alleen de vragen die voor de aanmelding nodig zijn en verplaats gezondheidsvragen naar het persoonlijke intakegesprek, controleer of je cookiebanner een gelijkwaardige weigerknop heeft, en zet fotoalbums achter een inlog voor ouders in plaats van openbaar.
art. 11.7a Telecommunicatiewet + art. 13 AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanAlleen met toestemming van de ouders van de herkenbare kinderen, apart gevraagd voor social media. Extra reden tot terughoudendheid: het gaat om kinderen in badkleding op een openbaar platform. Werk met een lijst van kinderen die wel en niet op de foto mogen en controleer die vóór het plaatsen.
Je mag gericht vragen wat de instructeur voor een veilige les moet weten, met uitdrukkelijke toestemming van de ouders. Stel een gesloten, gerichte vraag in plaats van een open veld 'bijzonderheden', en beperk wie de antwoorden kan inzien.
Ja. Toestemming mag altijd worden ingetrokken en dan haal je de foto van je kanalen (art. 7 en art. 17 AVG). Doe dat snel, ook uit oude albums, en bevestig aan de ouder dat het gebeurd is.
Facturen zeven jaar voor de Belastingdienst, maar de rest niet standaard: medische bijzonderheden verwijder je zodra het kind stopt, en contactgegevens bewaar je alleen langer met een duidelijke reden. Een register van behaalde diploma's kan, maar houd dat beperkt tot naam en diploma.
Ja. Ook een appgroep van trainers verwerkt persoonsgegevens van kinderen, en juist daar glipt gezondheidsinformatie makkelijk in ('let op, hij heeft vandaag medicijnen gehad'). Spreek af wat wel en niet in de groep mag en houd medische informatie in het afgeschermde systeem.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.