Een ouder appt je de cijferlijst van zijn dochter, een 15-jarige meldt zichzelf aan via je website en in je planning staat bij een leerling 'dyslexie, extra tijd'. Bijlesbureaus verwerken doorlopend gegevens van kinderen, terwijl er anders dan bij scholen geen sectorafspraken klaarliggen. Je moet het dus zelf goed inrichten.
Veel aanmeldingen komen niet van ouders maar van leerlingen zelf, zeker bij examentraining. Voor een online dienst die je rechtstreeks aan een kind aanbiedt geldt: is de leerling jonger dan 16, dan is voor toestemming ook die van een ouder nodig, en moet je een redelijke inspanning doen om die te controleren. Een aanmeldformulier zonder geboortedatum of oudergegevens kan dus niet vaststellen met wie je zakendoet. Concreet: vraag op het formulier de geboortedatum uit, stuur bij een minderjarige aanmelder automatisch een bevestiging naar een opgegeven ouderadres voordat de inschrijving definitief wordt, en leg vast hoe je dit doet. Dat is geen bureaucratie maar de kern van werken met kinderen: de ouder weet ervan.
art. 8 AVGIn vrijwel elke leerlingadministratie zit een veld 'bijzonderheden', en daar belandt vanzelf gezondheidsinformatie in: dyslexie, ADHD, faalangst, medicatie. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens met een veel strenger regime dan een cijferlijst. Je mag ze niet zomaar vastleggen, ook niet met goede bedoelingen. Vaak is uitdrukkelijke toestemming van de ouders de enige route, en die moet je dan ook echt registreren. Concreet: vraag alleen naar wat je voor de begeleiding nodig hebt, gebruik daarvoor een gerichte vraag in plaats van een vrij tekstveld, beperk de inzage tot de begeleiders van die leerling, en verwijder de informatie zodra de begeleiding stopt. Zet dit soort gegevens nooit in WhatsApp of in een gedeelde spreadsheet.
art. 9 AVGLeerprestaties verspreiden zich razendsnel: een appje naar de ouder, een spreadsheet in de gedeelde map, een mailtje met het proefexamen erbij. Elk kanaal is een kopie, en elke kopie is een plek waar het mis kan gaan: een telefoon die zoekraakt, een verkeerd gekozen ontvanger, een oud-medewerker die nog toegang heeft. Concreet: kies één systeem als de plek waar voortgang staat en behandel al het andere als tijdelijk, gebruik voor oudercommunicatie een vast zakelijk kanaal in plaats van privé-WhatsApp, zet tweestapsverificatie op de accounts en trek toegang van vertrokken docenten dezelfde dag nog in. Ruim de losse kopieën één keer per kwartaal op, inclusief oude mailbijlagen.
art. 5 + art. 32 AVGAchter een gemiddeld bijlesbureau draait een flinke stapel tools: een planningspakket, een videobelprogramma, een boekhoudkoppeling, misschien een huiswerkplatform of een AI-tool die oefenmateriaal maakt. Elk van die partijen verwerkt gegevens van jouw leerlingen in jouw opdracht en is dus een verwerker. Daar hoort per partij een getekende verwerkersovereenkomst bij; bij de meeste grote aanbieders is die met een paar klikken te accepteren, je moet het alleen wél doen en bewaren. Concreet: zet alle tools op een rij, controleer per tool of er een overeenkomst ligt, en let bij Amerikaanse aanbieders op wat zij over doorgifte buiten de EU vastleggen. Nieuwe tool erbij? Eerst de overeenkomst, dan pas de leerlingdata.
art. 28 + art. 44 e.v. AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanAls vast kanaal is het af te raden: de berichten staan op privételefoons en in cloudback-ups buiten je zicht. Kies één vast kanaal, bijvoorbeeld mail vanaf je zakelijke adres of een leerlingomgeving, en houd gezondheidsinformatie er altijd buiten.
Ja, informatie over dyslexie, ADHD of medicatie zegt iets over de gezondheid en valt onder art. 9 AVG. Je mag het alleen vastleggen als het echt nodig is voor de begeleiding, doorgaans met uitdrukkelijke toestemming van de ouders, en alleen zichtbaar voor wie de leerling begeleidt.
Er is geen vaste wettelijke termijn voor bijlesbureaus, dus je bepaalt zelf een redelijke termijn en legt die vast. Facturen bewaar je zeven jaar voor de Belastingdienst, maar begeleidingsnotities en toetsresultaten kunnen veel eerder weg, bijvoorbeeld binnen een of twee jaar na de laatste les.
Meldt een leerling jonger dan 16 zich aan voor je online dienst, dan is voor toestemming ook die van een ouder nodig (art. 8 AVG). Vraag daarom de geboortedatum uit en laat een ouder de aanmelding bevestigen voordat die definitief wordt.
De uitzondering voor kleine organisaties is smal: wie structureel gegevens van leerlingen verwerkt, valt er in de praktijk buiten. Een register (art. 30 AVG) is bovendien een middag werk en geeft je meteen het overzicht van welke tools welke gegevens hebben.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.