Een nieuwe cursist vult bij de eerste les een intakeformulier in: blessures, zwangerschap, hernia, medicijngebruik. Voor jou is dat gewoon veilig lesgeven, voor de AVG zijn het gezondheidsgegevens met het zwaarste beschermingsregime. En die gegevens staan al snel op meer plekken dan je denkt: het formulier, het opmerkingenveld in je boekingsapp en je mailbox.
Vragen naar blessures, operaties of zwangerschap zijn vragen naar gezondheidsgegevens, en die mag je alleen verwerken met een geldige uitzondering, in de studio praktisch altijd uitdrukkelijke toestemming. Die toestemming moet echt iets voorstellen: de cursist weet waarvoor je het vraagt, kan weigeren zonder gevolgen voor de les, en kan haar later intrekken. Vraag daarom alleen wat je nodig hebt om verantwoord les te geven. 'Zijn er lichamelijke aandachtspunten voor de les?' levert je hetzelfde op als een uitgebreide medische vragenlijst, met veel minder data. Concreet: schrap vragen die je niet gebruikt, zet op het formulier waarvoor je het bewaart en hoe lang, en laat de cursist er actief voor tekenen of aanvinken.
art. 7 + art. 9 AVG'Hernia L4-L5, geen omgekeerde houdingen' in het opmerkingenveld van je boekingssysteem: praktisch voor de invaldocent, maar het is een gezondheidsgegeven in een veld dat daar niet voor is bedoeld. Vrije tekstvelden zijn de klassieke sluiproute waarlangs medische informatie in systemen belandt waar iedereen met een inlog bij kan, inclusief bijvoorbeeld de vrijwilliger die de planning doet. Concreet: spreek met jezelf en je docenten af wat er wel en niet in dat veld mag, gebruik voor lichamelijke aandachtspunten een vaste, afgeschermde plek waar alleen docenten bij kunnen, en loop het opmerkingenveld één keer door om oude medische aantekeningen op te schonen. Check ook wie er allemaal een inlog heeft en of oud-docenten nog toegang hebben.
art. 9 + art. 32 AVGMomoyoga, Eversports of een andere boekingsapp: die leverancier bewaart de gegevens van jouw cursisten namens jou, en dat vraagt om een verwerkersovereenkomst. Bij de meeste aanbieders zit die in de voorwaarden of is hij online te accepteren, maar dan moet je dat wel gedaan hebben en weten waar hij staat. Kijk ook waar de data wordt opgeslagen: een aanbieder buiten de EU betekent doorgifte, en daarover moet je cursisten informeren. Concreet: zoek de verwerkersovereenkomst van je boekingssysteem op, bewaar hem in je administratie, en vermeld het systeem in je privacyverklaring, samen met je mailprovider en betaaldienst.
art. 13 + art. 28 + art. 44 e.v. AVGStudiowebsites draaien vaak op een mooi template met externe lettertypen van Google, een ingesloten Instagram-feed en een YouTube-video met een flow. Elk van die onderdelen stuurt bij het laden het IP-adres van je bezoeker naar een Amerikaanse partij, meestal zonder dat je site dat meldt of er toestemming voor vraagt. Voor trackers en veel embeds geldt bovendien dat er vooraf toestemming nodig is via een echte cookiebanner, met een weigerknop die net zo makkelijk is als accepteren. Concreet: host lettertypen zelf (in de meeste websitebouwers een instelling), laad embeds pas na een klik, en controleer of je banner een gelijkwaardige weigeroptie heeft.
art. 44 e.v. AVG + art. 11.7a TelecommunicatiewetDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanJa, mits je uitdrukkelijke toestemming vraagt en alleen uitvraagt wat je nodig hebt om veilig les te geven (art. 9 AVG). Zet erbij waarvoor je het gebruikt en hoe lang je het bewaart, en laat de cursist actief instemmen.
Niet langer dan nodig voor het doel: veilig lesgeven aan een actieve cursist. Stopt iemand, dan is er geen reden meer om medische bijzonderheden te bewaren. Een vaste opruimronde, bijvoorbeeld twee keer per jaar, houdt het behapbaar.
Ja, de app bewaart cursistgegevens namens jou (art. 28 AVG). De meeste aanbieders hebben er standaard een; controleer of je hem hebt geaccepteerd en waar de data wordt opgeslagen.
Alleen met toestemming van de herkenbare cursisten, en die moet net zo makkelijk in te trekken zijn als te geven (art. 7 AVG). Vraag het vooraf, bijvoorbeeld bij de intake, en niet in de zaal waar nee zeggen ongemakkelijk voelt.
Vrijwel altijd wel. De uitzondering voor kleine organisaties vervalt zodra je structureel gegevens verwerkt, en met een cursistenbestand en gezondheidsdata is dat het geval (art. 30 AVG). Voor een studio is het een kort document van één of twee pagina's.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.