Een PT-dossier is al snel het meest persoonlijke document dat een klant ergens heeft liggen: gewicht, omvang, blessures, medicijngebruik, voedingsdagboek, voortgangsfoto's in sportkleding. Dat is allemaal gezondheidsdata in de zin van de AVG, en het staat vaak verspreid over WhatsApp, een trainingsapp en je telefoon.
Gewicht, vetpercentage, blessurehistorie, medicatie en hoe iemand slaapt en eet: vrijwel alles wat je bij de intake noteert, is een gezondheidsgegeven. Dat mag je als trainer verwerken op basis van uitdrukkelijke toestemming, maar dan moet die toestemming ook geregeld zijn: de klant weet wat je vastlegt, waarvoor, en kan haar intrekken. Vraag daarnaast niet meer uit dan je programma nodig heeft. Een medische vragenlijst van vier pagina's oogt professioneel, maar elke vraag die je niet gebruikt is data die je wel moet beschermen. Concreet: neem toestemming op in je intake of overeenkomst, beschrijf in je privacyverklaring wat je vastlegt, en houd de vragenlijst zo kort als je begeleiding toelaat.
art. 7 + art. 9 AVGDe praktijk van veel trainers: intake via WhatsApp, schema's in Google Sheets, voortgang in een gratis app. Elk van die tools slaat gezondheidsdata van je klanten op bij een Amerikaanse partij, zonder dat daar iets over is afgesproken of gemeld. En je telefoon wordt zo een dossierkast: verlies je hem zonder goede vergrendeling, dan heb je een datalek met bijzondere persoonsgegevens. Concreet: kies één plek als het dossier, bijvoorbeeld een coachingsplatform waarmee je een verwerkersovereenkomst sluit, gebruik WhatsApp voor planning en motivatie maar niet voor medische informatie, beveilig je telefoon met een sterke code en automatische vergrendeling, en ruim oude chats met klantdata periodiek op.
art. 28 + art. 32 + art. 44 e.v. AVGVoor-en-na-foto's zijn je beste marketing, maar het zijn herkenbare foto's van iemands lichaam en gewichtsverlies: gezondheidsinformatie in beeldvorm. Publiceren kan alleen met uitdrukkelijke, specifieke toestemming, en die moet vrij gegeven zijn. Let daarbij op de relatie: een klant die net een pakket heeft gekocht, zegt niet snel nee tegen zijn trainer. Toestemming is bovendien intrekbaar: wil de klant de post later weg, dan haal je hem weg. Concreet: vraag toestemming per foto en per kanaal, schriftelijk, los van je contract en nooit als voorwaarde voor korting. Leg vast wat je precies mag plaatsen (met of zonder gezicht, met of zonder naam) en verwijder posts direct bij intrekking.
art. 7 + art. 9 + art. 17 AVGKlanten stoppen, dossiers blijven. Na een paar jaar staat je app of laptop vol met gewichtscurves, intakes en foto's van mensen die je niet meer traint. De AVG vraagt dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig, en bij gezondheidsdata weegt dat extra zwaar: elke oude intake is een risico zonder nut. Facturen moet je zeven jaar bewaren voor de Belastingdienst, maar dat geldt niet voor het trainingsdossier zelf. Concreet: spreek met jezelf een vaste termijn af, bijvoorbeeld dossier weg binnen een half jaar na het einde van het traject tenzij de klant er zelf om vraagt, zet die termijn in je privacyverklaring, en plan twee vaste opruimmomenten per jaar.
art. 5 AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanJa, met uitdrukkelijke toestemming van de klant en beperkt tot wat je begeleiding echt nodig heeft (art. 9 AVG). Regel die toestemming schriftelijk bij de intake en beschrijf in je privacyverklaring wat je bewaart en hoe lang.
Voor planning en korte communicatie is dat te overzien, maar medische informatie en volledige dossiers horen er niet thuis: de data staat dan bij Amerikaanse partijen zonder goede afspraken. Kies één beveiligd systeem met een verwerkersovereenkomst als je dossier.
Ja, uitdrukkelijk en per foto of campagne, en de klant mag haar altijd intrekken. Leg schriftelijk vast wat je mag plaatsen en op welke kanalen, en koppel de toestemming nooit aan korting of aan het contract.
Niet langer dan nodig. Voor het trainingsdossier zelf bestaat geen wettelijke bewaarplicht, dus jij bepaalt en documenteert een redelijke termijn; alleen facturen vallen onder de fiscale zevenjaarstermijn. Ruim gezondheidsdata van gestopte klanten actief op.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.