De familie levert een adreslijst voor de rouwkaarten, het condoleanceregister staat online en de uitvaart wordt gelivestreamd voor familie in het buitenland. In een paar dagen tijd verwerk je zo gegevens van tientallen mensen die daar zelf nooit iets voor tekenden, en dat in de meest kwetsbare week van hun leven. Juist in deze branche is zorgvuldig omgaan met gegevens onderdeel van het vak.
De AVG beschermt alleen levende personen, dus de gegevens van de overledene zelf vallen erbuiten. Maar vrijwel elk uitvaartdossier zit vol gegevens van levenden: de opdrachtgever, familierelaties, contactgegevens, de adreslijst voor de rouwkaarten en bankgegevens voor de facturatie. Voor al die gegevens geldt de AVG onverkort. Wees daarnaast terughoudend met het vastleggen van religie bij de nabestaanden zelf: dat een uitvaart kerkelijk of islamitisch is zegt iets over de overledene, maar een notitie als "familie is streng gelovig" is een bijzonder persoonsgegeven van levende mensen. Concreet: leg per dossier vast welke gegevens van nabestaanden je bewaart, met welk doel, en wie er toegang toe heeft. Noteer over de familie alleen wat voor de uitvaart nodig is.
art. 5 + art. 9 AVGSteeds meer uitvaarten worden gelivestreamd voor wie niet aanwezig kan zijn. Die beelden tonen rouwende nabestaanden op hun kwetsbaarst. Loopt de stream via een Amerikaans platform, dan gaan de kijkgegevens en soms de beelden zelf naar de VS, en de embed op je site laadt vaak trackers mee. Een online condoleanceregister bevat namen en persoonlijke boodschappen van bezoekers, en blijft nogal eens jaren vindbaar. Concreet: spreek met de familie af wie de streamlink krijgt en kies een besloten stream met wachtwoord. Vermeld bij het condoleanceformulier wie de berichten kan lezen en hoe lang ze bewaard blijven, en haal register en opname na de afgesproken termijn offline.
art. 6 + art. 13 + art. 44 e.v. AVGDe familie levert een adreslijst aan, jij stuurt die door naar de drukkerij of het verzendhuis voor de rouwkaarten. Daarmee schakel je een verwerker in, en dan hoort er een verwerkersovereenkomst te liggen. In de praktijk ontbreekt die bijna altijd: het is een van de meest voorkomende blinde vlekken in het mkb. Hetzelfde geldt voor je uitvaartsoftware, je mailprovider, je boekhoudpakket en je websitehosting. Zo'n overeenkomst regelt wat de andere partij met de gegevens mag (alleen jouw opdracht uitvoeren), hoe ze beveiligd worden en wat er gebeurt bij een datalek. Concreet: maak een lijstje van alle partijen die gegevens voor jou verwerken en vraag bij elk de verwerkersovereenkomst op. De meeste leveranciers hebben er een klaarliggen.
art. 28 AVGUitvaartdossiers van tien jaar geleden staan vaak nog in de kast, in de mailbox of in de software: complete adreslijsten, condoleanceberichten, familiegegevens. "Misschien komt de familie ooit terug" is geen geldige reden om alles te bewaren. Sommige gegevens moet je juist wel bewaren, zoals facturen voor de fiscale bewaarplicht van zeven jaar, maar de adreslijst van de rouwkaarten uit 2019 hoort daar niet bij. Concreet: bepaal per soort gegeven een bewaartermijn (factuurgegevens lang, adreslijsten en condoleances kort), leg die termijnen vast en plan één vast moment per jaar om op te ruimen, zowel digitaal als op papier. Dat maakt ook een eventueel datalek meteen veel kleiner.
art. 5 AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanNee, de AVG beschermt alleen levende personen. Maar een uitvaartdossier bevat vrijwel altijd ook gegevens van levenden: de opdrachtgever, familieleden en de complete adreslijst voor de rouwkaarten. Daarvoor geldt de AVG volledig.
Ja, als de familie dat wil en aanwezigen weten dat er wordt gestreamd. Kies een besloten stream met wachtwoord en let op het platform: bij een Amerikaanse dienst gaan gegevens naar de VS. Spreek af hoe lang de opname beschikbaar blijft en verwijder hem daarna.
De AVG noemt geen vaste termijn, maar zegt: niet langer dan nodig. Factuurgegevens bewaar je zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht. Voor adreslijsten en condoleanceberichten is er meestal geen reden om ze langer dan enkele maanden na de uitvaart te houden. Leg je termijnen vast en ruim jaarlijks op.
Ja, zodra je een adreslijst aanlevert. De drukker of het verzendhuis verwerkt die adressen in jouw opdracht en is daarmee jouw verwerker. Dat vraagt om een verwerkersovereenkomst, net als bij je uitvaartsoftware en mailprovider.
Ja. Wie een bericht achterlaat moet kunnen zien wie het kan lezen (alleen de familie of iedereen) en hoe lang het bewaard blijft. Zet dat kort bij het formulier en verwijder berichten als iemand daarom vraagt.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.