Een gastenlijst met 120 namen, adressen, dieetwensen en wie echt niet naast wie mag zitten. Die lijst gaat in delen naar de cateraar, de locatie en de dj, en na afloop staan de mooiste foto's op je Instagram. Als bruiloftsplanner beheer je gegevens van tientallen mensen die jou nooit iets gegeven hebben: het bruidspaar leverde de lijst aan. Dat brengt een paar verplichtingen mee waar weinig planners aan denken.
Een gastenlijst lijkt onschuldig, maar bevat al snel meer dan namen en adressen. "Notenallergie", "zit in een rolstoel", "zwanger, geen alcohol": dat zijn gezondheidsgegevens, en daarvoor geldt het zware regime van bijzondere persoonsgegevens. Daar komt bij dat de gasten hun gegevens niet aan jou gaven maar aan het bruidspaar. Krijg je gegevens via een ander, dan geldt een eigen informatieplicht: betrokkenen horen te kunnen weten dat jij hun gegevens hebt en waarvoor. Concreet: vraag alleen uit wat de catering echt nodig heeft, deel per leverancier alleen de relevante kolommen (de cateraar heeft geen adressen nodig), en laat het bruidspaar de gasten kort melden dat een planner en leveranciers de lijst gebruiken. Verwijder de lijst na de bruiloft.
art. 9 + art. 14 AVGHet draaiboek gaat naar iedereen die meewerkt: locatie, cateraar, fotograaf, dj, vervoerder. Daarmee verspreid je contactgegevens en persoonlijke details over een keten van bedrijven, zonder dat iemand heeft afgesproken wat er na de bruiloft mee gebeurt. De AVG vraagt dat je alleen deelt wat nodig is en dat je weet bij wie welke gegevens liggen. Werkt een partij puur in jouw opdracht met gegevens die jij aanlevert, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij. Concreet: stuur per leverancier een uitgeklede versie van het draaiboek in plaats van het complete document, spreek schriftelijk af dat gegevens na de bruiloft verwijderd worden, en houd bij welke versie naar wie ging. Dat laatste helpt ook als er iets misgaat.
art. 5 + art. 28 AVGDe trouwreportage is je beste reclame, maar op die foto's staan vooral gasten, en vaak kinderen. Dat het bruidspaar akkoord is, betekent niet dat de gasten akkoord zijn. Publicatie op je site of social media is een verwerking van persoonsgegevens die een grondslag vraagt, en geportretteerden kunnen zich op hun portretrecht beroepen als een redelijk belang zich tegen publicatie verzet. Bij herkenbare kinderen ligt de lat extra hoog. Concreet: neem publicatie op in je overeenkomst met het bruidspaar, laat hen de gasten vooraf informeren, kies voor je portfolio bij voorkeur beelden waarop vooral het paar staat, en verwijder een foto meteen als een gast daarom vraagt.
art. 6 + art. 17 AVG + art. 21 AuteurswetDe gastenlijst van een bruiloft uit 2022 staat waarschijnlijk nog ergens: in je Google Drive, je mailbox, een gedeelde spreadsheet waarvan de link nog werkt. Geen bewaartermijn hanteren is een van de meest voorkomende AVG-missers in het mkb, en bij gedeelde clouddocumenten komt daar bij dat veel van die diensten Amerikaans zijn, waarmee gegevens buiten de EU terechtkomen. Concreet: maak van opruimen een vast onderdeel van je afronding per bruiloft. Bewaar wat je nodig hebt voor je administratie (offerte, factuur), verwijder gastenlijsten en draaiboeken, en trek gedeelde links in. Kijk daarnaast één keer kritisch naar je tools: waar staan je documenten eigenlijk, en is dat binnen de EU?
art. 5 + art. 44 e.v. AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanJa, dat is precies waarvoor ze verzameld zijn, maar allergieën en medische beperkingen zijn gezondheidsgegevens. Deel alleen wat de cateraar nodig heeft (het dieet, niet het hele gastprofiel), spreek af dat de lijst na de bruiloft verwijderd wordt, en bewaar hem zelf ook niet langer.
Alleen met een goede basis. Akkoord van het bruidspaar dekt de gasten niet: die kunnen zich beroepen op hun portretrecht en op de AVG. Regel publicatie vooraf in je overeenkomst, laat gasten informeren, wees terughoudend met herkenbare kinderen en haal een foto direct weg als iemand daarom vraagt.
In principe wel. Je kreeg hun gegevens via het bruidspaar, en de AVG kent een informatieplicht voor gegevens die je niet bij de persoon zelf verzamelde. Praktisch los je dit op door het bruidspaar in de uitnodiging of trouwwebsite kort te laten melden dat een weddingplanner en leveranciers de gastenlijst gebruiken.
Niet langer dan nodig. Offertes en facturen bewaar je zeven jaar voor de Belastingdienst, maar voor gastenlijsten en draaiboeken is er na de bruiloft meestal geen reden meer. Verwijder die bij de afronding en trek gedeelde links naar spreadsheets in.
Ja, de AVG maakt geen uitzondering voor kleine bedrijven. Denk aan je e-mail- en cloudprovider, je boekhoudpakket en partijen die in jouw opdracht met jouw aangeleverde gegevens werken. De meeste leveranciers hebben een standaardovereenkomst die je alleen hoeft te accepteren.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.