Een bezoeker laat bij een stand zijn badge scannen voor een goodiebag, en heeft een week later drie salesmails van exposanten in zijn inbox. Het aanmeldformulier vroeg ondertussen naar dieetwensen voor de lunch. Congres- en beursorganisatoren verwerken meer gevoelige gegevens dan de draaiboeken doen vermoeden.
De badge-scan is voor exposanten de reden om te komen: elke scan is een lead. Maar voor de bezoeker voelt het als toegangscontrole, niet als het afgeven van zijn gegevens aan een verkooporganisatie. Als de registratievoorwaarden niet duidelijk maken dat scannen betekent dat de exposant je gegevens krijgt, en al helemaal als scans achteraf als bestand aan exposanten of derden worden verkocht, ontbreken grondslag en transparantie. Wat je kunt doen: leg bij de registratie én bij de scan zelf in één zin uit wat er gebeurt, maak scannen echt vrijwillig (geen ingangsscan die stiekem ook een lead is), en verkoop geen bezoekersbestanden die je niet vooraf hebt aangekondigd.
art. 6 + art. 13 AVGDieetwensen ogen als logistiek, maar halal, koosjer of glutenvrij wegens coeliakie zegt iets over religie of gezondheid: bijzondere persoonsgegevens met een streng regime. Hetzelfde geldt voor toegankelijkheidsverzoeken zoals een rolstoelplek of een gebarentolk. Die informatie belandt vervolgens in de deelnemerslijst die naar de cateraar, de locatie en soms een sponsor gaat. Wat je kunt doen: vraag alleen wat de catering echt nodig heeft en formuleer neutraal waar het kan (een keuzemenu in plaats van een open veld), houd deze gegevens gescheiden van de algemene deelnemerslijst, deel ze alleen met wie ze nodig heeft, en verwijder ze direct na het evenement. Voor de volgende editie vraag je gewoon opnieuw.
art. 9 AVGRegistratie- en ticketingplatforms regelen het zware werk, maar het zijn verwerkers van jouw bezoekersdata, en veel van die platforms zijn Amerikaans. Zonder verwerkersovereenkomst en zonder zicht op waar de gegevens staan, ben jij als organisator toch degene die verantwoordelijk is voor wat er met de aanmeldingen gebeurt. Datzelfde geldt voor de leadscan-app van de badgeleverancier en het mailplatform voor de bezoekersmailing. Wat je kunt doen: sluit met elk platform een verwerkersovereenkomst, controleer waar de data wordt opgeslagen en op welke basis een eventuele doorgifte buiten de EU rust, en spreek af dat bezoekersdata na afloop binnen een vaste termijn wordt verwijderd of aan jou wordt overgedragen.
art. 28 + art. 44 e.v. AVGDe eventfotograaf schiet honderden beelden voor de aftermovie en de campagne van volgend jaar. Bezoekers zijn herkenbaar in beeld, en naast de AVG speelt het portretrecht: een geportretteerde kan zich tegen publicatie verzetten als hij daar een redelijk belang bij heeft. Een regeltje in de algemene voorwaarden dekt dat niet vanzelf af. Wat je kunt doen: kondig bij registratie en bij de ingang aan dat er wordt gefotografeerd en waarvoor, bied een herkenbaar alternatief zoals een fotovrije zone of een afwijkend keycord, instrueer de fotograaf om close-ups alleen met instemming te maken, en honoreer verwijderverzoeken snel, ook als de aftermovie al online staat.
art. 6 AVG + art. 21 AuteurswetDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanJa, mits de bezoeker dat vooraf weet en de scan vrijwillig is. Maak bij registratie en bij de stand duidelijk dat scannen betekent dat de exposant de gegevens ontvangt. Het achteraf verkopen van het complete bezoekersbestand aan exposanten is een ander verhaal: dat vereist een eigen grondslag en duidelijke informatie vooraf.
Ze kunnen het zijn. Halal of koosjer verwijst naar religie, een allergie naar gezondheid, en dan geldt het strenge regime van art. 9 AVG. Vraag daarom alleen wat de catering nodig heeft, houd het gescheiden van de deelnemerslijst en verwijder het direct na het event.
Niet zonder dat deelnemers dat vooraf wisten en er een grondslag voor is. Een zinnetje in kleine lettertjes dat partners je kunnen benaderen is te mager. Wil je sponsors iets bieden, kies dan voor een aparte opt-in bij registratie of laat de sponsor zelf leads verzamelen via de badge-scan.
Sfeerbeelden kunnen vaak op basis van een gerechtvaardigd belang, mits je het vooraf aankondigt en mensen een reële mogelijkheid geeft om buiten beeld te blijven. Bij herkenbare close-ups en gebruik in campagnes wordt instemming al snel de veiligere route, en het portretrecht geeft geportretteerden een eigen verzetsmogelijkheid.
Voor het uitnodigen van eerdere bezoekers kun je een beperkte set gegevens bewaren, met een uitschrijfmogelijkheid in elke mail. Gevoelige gegevens zoals dieetwensen bewaar je niet tot de volgende editie; die vraag je opnieuw. Leg je termijnen vast, zodat je kunt uitleggen wat je waarom nog hebt.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.