Het lezersbestand van je omroep of nieuwsbrief is in de loop der jaren gegroeid: een intekenlijst bij de open dag, adressen van de wijkvereniging, het bestand van je voorganger. Precies die organische groei is het grootste AVG-risico van dit vak, want van de helft van de adressen weet niemand meer waar ze vandaan komen.
Veel lokale omroepen en nieuwsbriefmakers hebben een lezersbestand dat al jaren meegroeit. Oud-vrijwilligers, verhuisde abonnees, mensen die zich ooit aanmeldden voor een actie: ze staan er allemaal nog in, want misschien komt het nog van pas. De AVG vraagt dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig voor het doel waarvoor je ze kreeg. Een uitgeschreven abonnee hoort dus niet jaren later nog in je mailtool te staan. Wat je kunt doen: plan één opschoonmoment per jaar, leg per lijst een bewaartermijn vast (bijvoorbeeld uitschrijvers na een maand definitief weg, bounces na drie maanden), en verwijder oude actielijsten die je toch nooit meer gebruikt.
art. 5 AVGHet bestand van je voorganger, de ledenlijst van de wijkvereniging, adressen die een sponsor aanleverde voor de programmagids: zodra je gegevens gebruikt die je niet bij de persoon zelf hebt verzameld, geldt de informatieplicht van art. 14. Je moet die mensen binnen een maand laten weten wie je bent, wat je met hun gegevens doet en waar je ze vandaan hebt. In de praktijk gebeurt dat zelden: het bestand wordt ingeladen en de eerste nieuwsbrief gaat eruit. Wat je kunt doen: noteer bij elk bestand de herkomst, vermeld die bron in het eerste bericht dat je stuurt, en bied daarin meteen een duidelijke uitschrijfmogelijkheid. Twijfel je of de gegevens rechtmatig zijn verkregen, gebruik ze dan niet.
art. 14 AVGBij veel omroepen en dorpskranten is de nieuwsbrieflijst organisch gegroeid: een papieren intekenlijst bij de open dag, e-mails van luisteraars die ooit reageerden, aanmeldingen voor een pubquiz. Voor het versturen van een nieuwsbrief heb je toestemming nodig die je kunt aantonen, en een reactie op een prijsvraag is geen aanmelding voor wekelijkse mail. De regels voor ongevraagde e-mail staan in de Telecommunicatiewet, de grondslag in de AVG. Wat je kunt doen: controleer per adres of er een echte aanmelding achter zit (datum en bron), stuur twijfelgevallen één heractivatiemail met de vraag of ze op de lijst willen blijven, en verwijder wie niet reageert. Een kleinere lijst met echte lezers is bovendien meer waard.
art. 11.7 Telecommunicatiewet + art. 6 AVGDe website van een lokale omroep staat vol embeds: uitzendingen via YouTube, een social-widget, een extern lettertype, een statistiekenscript. Elk van die onderdelen stuurt het IP-adres van je bezoeker naar de leverancier, vaak in de Verenigde Staten, nog voordat iemand iets heeft aangeklikt. Daarnaast vraagt de Telecommunicatiewet toestemming voordat je volg-cookies plaatst, met een weigerknop die net zo makkelijk is als accepteren. Wat je kunt doen: host lettertypen zelf, laad video's en social-widgets pas na een klik (een voorvertoning met afspeelknop volstaat), en controleer wat je cookiebanner werkelijk tegenhoudt. Menig banner toont keurig een keuze terwijl de scripts allang geladen zijn.
art. 44 e.v. AVG + art. 11.7a TelecommunicatiewetDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanNee, niet zomaar. De leden gaven hun gegevens aan de vereniging, niet aan jou, dus je hebt een eigen grondslag nodig en je moet hen binnen een maand informeren waar je hun gegevens vandaan hebt (art. 14 AVG). De veiligste route is dat de vereniging zelf haar leden uitnodigt om zich bij jouw nieuwsbrief aan te melden.
De AVG noemt geen vaste termijn, maar zegt: niet langer dan nodig voor het doel. Iemand die zich uitschrijft heeft geen abonnement meer, dus vervalt het doel. Bewaar hooguit kort een bewijs van de uitschrijving zelf en leg je gekozen termijnen vast, zodat je kunt uitleggen waarom je iets nog hebt.
Vrijwel altijd wel. De uitzondering voor kleine organisaties geldt niet wanneer je structureel persoonsgegevens verwerkt, en een abonnee- of ledenbestand is precies dat (art. 30 AVG). Het register hoeft niet ingewikkeld te zijn: een overzicht van welke gegevens je hebt, waarvoor, hoe lang en met wie je ze deelt.
Ja. Een standaard embed stuurt gegevens van je bezoeker naar YouTube zodra de pagina laadt, ook zonder dat iemand op afspelen klikt. Gebruik de privacyvriendelijke embed-variant of laad de speler pas na een klik, en benoem de embed in je privacyverklaring.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.