Een gast mailt voor het inchecken alvast een foto van zijn paspoort, "dat is makkelijk voor het register". Die foto staat drie jaar later nog in de mailbox. Campings en B&B's zitten in een lastige spagaat: het nachtregister is een wettelijke plicht, maar rond die plicht is een gewoonte gegroeid van veel te veel kopiëren en veel te lang bewaren.
Als logiesverstrekker ben je verplicht een nachtregister bij te houden; veel gemeenten stellen daar in de verordening eisen aan. Die wettelijke plicht is je grondslag, maar hij dekt alleen de gegevens die het register echt vereist, doorgaans naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum en het soort identiteitsbewijs. Een volledige kopie van het paspoort hoort daar niet bij: je mag het document inzien om gegevens over te nemen, niet standaard kopiëren of scannen. Op een kopie staan bovendien het BSN en de pasfoto, gegevens die je helemaal niet nodig hebt. Wat je kunt doen: neem alleen de vereiste velden over, maak geen kopieën, en check bij je gemeente welke gegevens het register precies moet bevatten.
art. 5 + art. 6 AVGGasten sturen van alles per mail of WhatsApp: paspoortfoto's, kentekens, soms medische bijzonderheden ("mijn man is slecht ter been, graag een plek bij het sanitair"). Dat blijft vervolgens jaren in de inbox staan, ongemaskeerd en doorzoekbaar voor iedereen met toegang tot dat account. Een gehackte of verkeerd doorgestuurde mailbox is dan meteen een serieus datalek. Wat je kunt doen: vraag gasten expliciet om géén ID-kopieën te mailen, verwijder binnengekomen kopieën direct na het overnemen van de benodigde gegevens, ruim de mailbox periodiek op en zet tweestapsverificatie op het mailaccount. Medische opmerkingen bewaar je alleen voor het verblijf zelf.
art. 5 + art. 32 AVGReserveringen komen binnen via Booking, Airbnb, een channel manager en je eigen site tegelijk. Voor de gegevens die jij zelf opslaat, in je PMS, spreadsheet of mailbox, ben jij verantwoordelijk: het feit dat de boeking via een groot platform binnenkwam, verschuift dat niet. Gebruik je een reserveringssysteem of channel manager, dan is dat jouw verwerker en hoort daar een verwerkersovereenkomst te liggen. En het platform-mailadres van een gast is niet automatisch bruikbaar voor je eigen nieuwsbrief. Wat je kunt doen: breng in kaart in welke systemen gastdata staat, regel de verwerkersovereenkomst met je systeemleverancier, en vraag gasten apart om toestemming voordat je ze marketing stuurt.
art. 28 AVGVeel campings filmen de entree of slagboom en bieden gastenwifi via een inlogportaal. Voor de camera geldt: gasten moeten het kunnen weten (bordje), de beelden gaan na korte tijd weg (vuistregel maximaal vier weken) en het toezicht staat in je verwerkingsregister; richt de camera op je eigen terrein, niet op de openbare weg of op staanplaatsen. Voor de wifi geldt: het mailadres dat gasten invullen is geen marketinglijst, daarvoor is een aparte, vrijwillige opt-in nodig. Wat je kunt doen: loop na wat je camera precies in beeld heeft, stel de bewaartermijn in, en maak het nieuwsbriefvinkje in het wifi-portaal optioneel en standaard leeg.
art. 30 AVG + art. 11.7 TelecommunicatiewetDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanNee, in de regel niet. Voor het nachtregister mag je het identiteitsbewijs inzien en de benodigde gegevens overnemen, maar een volledige kopie of scan bevat het BSN en de pasfoto en gaat verder dan nodig. Vraag gasten ook om geen ID-foto's te mailen.
Dat verschilt per gemeente; de bewaartermijn staat meestal in de lokale verordening. Bewaar het register zolang de gemeente eist, maar gebruik het niet als excuus om je hele gastenadministratie eindeloos te bewaren: voor je eigen gastprofielen geldt gewoon een korte termijn.
Niet zomaar. Dat een gast via een platform boekte, betekent niet dat je zijn mailadres voor marketing mag gebruiken. Vraag tijdens het verblijf of bij het uitchecken om een aparte, vrijwillige inschrijving; dat levert bovendien een betere lijst op.
Ja, met spelregels: een zichtbaar bordje, een korte bewaartermijn (vuistregel maximaal vier weken), beperkte toegang tot de beelden en vermelding in je register en privacyverklaring. Film je eigen terrein, niet de openbare weg of de staanplaatsen van gasten.
Gebruik de informatie om het verblijf goed te regelen, maar sla haar niet op in een blijvend gastprofiel: het zijn gezondheidsgegevens. Verwijder zulke berichten na het verblijf en neem alleen praktische, niet-medische afspraken over (zoals "plek dicht bij sanitair").
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.