Voor een bedrijfsfeest ontvang je van je opdrachtgever een Excel met tachtig namen, dieetwensen en drie regels over wie waar niet tegen kan. Handig voor de keuken, maar je hebt zojuist een bestand met gezondheidsgegevens van mensen die jou niet kennen in je mailbox staan. Juist bij catering lopen twee AVG-thema's door elkaar: bijzondere gegevens en de vraag van wie die data eigenlijk is.
"Glutenvrij", "notenallergie", "diabetes, graag suikervrij": zolang zoiets aan een concrete gast hangt, verwerk je bijzondere persoonsgegevens over gezondheid. Voor de uitvoering van de opdracht is dat vaak onvermijdelijk, maar het strenge regime betekent wel dat je er zuinig mee omgaat. In de praktijk zwerven deze lijsten door mailboxen, WhatsApp-groepen met het keukenteam en oude offertemappen. Wat je kunt doen: vraag alleen wat de keuken echt nodig heeft (aantallen per dieet in plaats van namen waar dat kan), deel de lijst met zo min mogelijk mensen, en verwijder gastenlijsten met dieetgegevens standaard kort na het event.
art. 9 AVGKrijg je van een bedrijf of bruidspaar een deelnemerslijst aangeleverd, dan verwerk jij die gegevens in opdracht van een ander. Dat maakt jou verwerker, en de AVG verwacht dan schriftelijke afspraken over wat je met de lijst doet, hoe je die beveiligt en wanneer je hem verwijdert. Bij zakelijke opdrachtgevers wordt hier steeds vaker naar gevraagd; wie dan niets kan laten zien, verliest een professionele indruk of zelfs de opdracht. Wat je kunt doen: neem een korte verwerkersparagraaf op in je offerte of algemene voorwaarden, gebruik de lijst uitsluitend voor het event, en bevestig na afloop aan de opdrachtgever dat de gegevens zijn verwijderd.
art. 28 AVGNet als bij reserverings- en ticketdata elders in de horeca stapelt de administratie van een cateraar zich vanzelf op: aanvragen, offertes, draaiboeken en gastenlijsten van jaren geleden staan nog ergens in de mail of op de server. De AVG vraagt dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig, en "misschien komt de klant terug" is geen bewaartermijn. Facturen vallen onder de fiscale bewaarplicht, maar het complete draaiboek met namen en bijzonderheden niet. Wat je kunt doen: spreek vaste termijnen af (bijvoorbeeld gastenlijsten binnen een maand na het event weg, offertetrajecten na een of twee jaar), en plan een jaarlijks opruimmoment voor mailbox en projectmappen.
art. 5 AVGEen geslaagd bedrijfsfeest of bruiloft is prachtig portfoliomateriaal, maar op die foto's staan herkenbare gasten die daar nooit iets over hebben afgesproken met jou. Voor het publiceren van herkenbare personen heb je een grondslag nodig, en bij commercieel gebruik komt daar het portretrecht bij: een geportretteerde kan zich tegen publicatie verzetten bij een redelijk belang. Wat je kunt doen: spreek vooraf met je opdrachtgever af of en hoe je beeld mag gebruiken, kies bij voorkeur foto's zonder herkenbare gasten (sfeer, food, opstelling), en haal een foto direct offline als iemand daarom vraagt.
art. 6 AVG + art. 21 AuteurswetDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanJa, voor zover je ze nodig hebt om veilig te kunnen serveren. Het zijn wel gezondheidsgegevens, dus beperk je tot wat de keuken echt nodig heeft, deel de lijst met zo min mogelijk mensen en verwijder hem kort na het event.
Als je een gastenlijst aangeleverd krijgt en die alleen voor het event van de opdrachtgever gebruikt, ben jij verwerker en horen daar schriftelijke afspraken bij. Dat hoeft geen dik contract te zijn; een duidelijke paragraaf in je voorwaarden of offerte kan volstaan.
Niet langer dan nodig voor het doel. Voor een gastenlijst met dieetwensen is dat kort na het event. Facturen bewaar je zeven jaar voor de Belastingdienst, maar dat is geen vrijbrief om het hele dossier met namen en bijzonderheden te bewaren.
Alleen met een grondslag, en herkenbare gasten hebben daar zelf iets over te zeggen. Spreek het gebruik vooraf af met je opdrachtgever, kies waar mogelijk beeld zonder herkenbare personen en verwijder een foto als een gast daarom vraagt.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.