Een leerling mailt zijn medisch certificaat voor de eerste solo, de voortgang staat in een Amerikaans trainingsplatform en het opleidingsdossier blijft jaren bewaard. Een vliegschool verwerkt daarmee gevoeliger gegevens dan menig ondernemer beseft: gezondheidsdata, examenresultaten en soms gegevens van minderjarige zweefvliegleerlingen.
Zonder geldige medische verklaring geen solovlucht, dus vliegscholen willen het medical van elke leerling zien. Maar zien is iets anders dan bewaren. Een medisch certificaat is een gezondheidsgegeven en valt onder het strengste regime van de AVG. Vraag u daarom af wat u werkelijk nodig heeft: vaak volstaat het vast te leggen dát er een geldig certificaat is, met klasse en vervaldatum, in plaats van het document zelf te kopiëren. Moet u het document toch bewaren, bijvoorbeeld omdat uw opleidingsadministratie dat eist, beveilig het dan goed: niet in een gedeelde map waar elke instructeur bij kan, wel met beperkte toegang en een duidelijke bewaartermijn. En noteer nooit méér over iemands gezondheid dan het certificaat zelf zegt.
art. 9 + art. 32 AVGVeel populaire planning-, logboek- en trainingssoftware voor de luchtvaart komt uit de Verenigde Staten. Handig en vaak kwalitatief goed, maar het betekent dat namen, voortgang, examenresultaten en soms medische vervaldatums van uw leerlingen op Amerikaanse servers staan. De AVG stelt daar twee eisen aan. Ten eerste een verwerkersovereenkomst met de leverancier, omdat die de gegevens namens u verwerkt. Ten tweede een geldige basis voor doorgifte buiten de EU, bijvoorbeeld via de standaardbepalingen of het actuele EU-VS-raamwerk waar de leverancier onder valt. Controleer per tool waar de data staat en wat de leverancier hierover vastlegt, benoem de doorgifte in uw privacyverklaring, en kies bij twijfel voor een leverancier die opslag binnen de EU aanbiedt.
art. 28 + art. 44 e.v. AVGLeerlingen mailen wat u vraagt: een kopie van het paspoort voor de inschrijving, het medical, soms bewijzen van eerdere brevetten. Al die bijlagen blijven vervolgens jaren in de inbox staan, ongemaskeerd, doorzoekbaar voor iedereen met toegang tot het mailaccount, en kwetsbaar bij een gehackt wachtwoord. Dit is een van de meest voorkomende bevindingen bij kleine ondernemingen, en de oplossing is vooral discipline. Verwerk binnengekomen documenten direct in het leerlingdossier en verwijder ze daarna uit de inbox én de verzonden items. Bied waar mogelijk een beveiligde uploadroute of laat documenten op de vliegschool tonen in plaats van mailen. En plan één moment per kwartaal om de mailbox op oude bijlagen door te lopen.
art. 5 + art. 32 AVGLuchtvaartregels verplichten scholen om trainingsdossiers een bepaalde periode te bewaren, en dat geeft een heldere grondslag. Maar diezelfde regels zijn ook de bovengrens: is de verplichte termijn voorbij, dan vervalt de reden om het dossier te houden. In de praktijk bewaren vliegscholen alles eindeloos, inclusief de dossiers van leerlingen die na drie lessen afhaakten en waarvoor nooit een lange bewaarplicht gold. Leg daarom per dossiersoort vast welke termijn geldt en ruim daarna op. Denk ook aan de jongste leerlingen: zweefvliegles begint vaak ruim voor de achttiende, en gegevens van minderjarigen vragen extra zorgvuldigheid, van de inschrijving tot de foto van de eerste solo op de clubsite. Vraag voor die foto vooraf toestemming, ook aan een ouder.
art. 5 + art. 8 AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanVaak is het genoeg vast te leggen dat er een geldig certificaat is, met klasse en vervaldatum. Moet u het document zelf bewaren voor uw opleidingsadministratie, doe dat dan met beperkte toegang en een vaste bewaartermijn. Het is een gezondheidsgegeven, dus het strengste regime geldt.
Het kan, maar niet vanzelf: u heeft een verwerkersovereenkomst nodig en een geldige basis voor doorgifte buiten de EU. Controleer wat de leverancier daarover aanbiedt en benoem de doorgifte in uw privacyverklaring. Twijfelt u, kies dan een leverancier met opslag binnen de EU.
De luchtvaartregelgeving schrijft per dossiersoort een bewaartermijn voor; die termijn is uw grondslag én uw bovengrens. Leg per soort vast welke termijn geldt en ruim dossiers daarna op. Voor afgehaakte leerlingen zonder afgeronde opleiding geldt meestal geen lange bewaarplicht.
Het risico zit in het laten staan: bijlagen blijven jaren in de inbox en zijn kwetsbaar bij een gehackt account. Verwerk documenten direct in het dossier, verwijder de mails en bied liever een beveiligde uploadroute. Loop de mailbox periodiek na op oude bijlagen.
Ja, kinderen krijgen onder de AVG extra bescherming. Laat bij jonge leerlingen een ouder meetekenen bij de inschrijving, wees terughoudend met wat u vastlegt en vraag voor foto's op de clubsite vooraf toestemming, ook aan een ouder.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.