Een verhuizing begint met een vooropname: foto's van de woning, een lijst van de inboedel, het oude en het nieuwe adres. En in het opmerkingenveld staat al snel 'mevrouw is slecht ter been, traplift aanwezig'. Zo verzamelt een verhuisbedrijf ongemerkt meer persoonsgegevens dan menig kantoor, verspreid over telefoons, mailboxen en offertes.
Voor een goede offerte legt u vast wat er verhuisd moet worden: foto's van kamers, een inventarislijst, soms een filmpje op de telefoon van de adviseur. Die beelden tonen hoe iemand woont, wat er van waarde in huis staat en wie er wonen. Nuttig voor de klus, maar na de verhuizing heeft niemand ze meer nodig. In de praktijk blijven ze jaren staan op telefoons, in WhatsApp-gesprekken en in de offertemap. De AVG vraagt dat u persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Wat u kunt doen: spreek af dat vooropnamefoto's na afronding van de klus en de reclamatietermijn verwijderd worden, gebruik een centrale opslag in plaats van privételefoons, en ruim oude offertedossiers jaarlijks op.
art. 5 AVG'Klant is slecht ter been', 'rolstoel mee', 'meneer is dement, dochter is contactpersoon': zulke aantekeningen zijn logisch voor de planning, maar het zijn gezondheidsgegevens. Daarvoor geldt onder de AVG een veel strenger regime dan voor een adres of telefoonnummer, en het verwerkingsverbod van art. 9 kent maar beperkte uitzonderingen. Het probleem zit niet in de zorgzaamheid, maar in het vastleggen ervan in vrije tekstvelden die iedereen in het bedrijf kan lezen en die nooit worden opgeschoond. Wat u kunt doen: noteer alleen wat de ploeg op de dag zelf nodig heeft, zo feitelijk mogelijk ('extra man voor traplopen' in plaats van een diagnose), beperk wie het kan lezen en verwijder de aantekening na de verhuizing.
art. 9 AVGWerkt u voor een woningcorporatie, zorginstelling of bedrijf, dan krijgt u lijsten aangeleverd: bewoners die overgeplaatst worden, medewerkers die naar een nieuw kantoor gaan, met namen, adressen en telefoonnummers. Die gegevens zijn niet van u; u verwerkt ze in opdracht. Daarmee bent u verwerker en hoort er een verwerkersovereenkomst te liggen met de opdrachtgever. In de praktijk komt zo'n lijst per mail binnen en tekent niemand iets. Bij een fout, zoals een lijst die doorgestuurd wordt naar een onderaannemer die er niets mee te maken heeft, is dan niets geregeld. Wat u kunt doen: houd één standaard verwerkersovereenkomst klaar voor zakelijke opdrachten, en spreek af wie de lijst na de verhuizing verwijdert.
art. 28 AVGHet offerteformulier op uw site vraagt veel: naam, telefoonnummer, oud adres, nieuw adres, verhuisdatum, soms een beschrijving van de inboedel. Dat is precies het moment waarop de AVG een korte, kloppende uitleg vereist: wat doet u met die gegevens, hoe lang bewaart u ze en met wie deelt u ze. Bij veel verhuissites ontbreekt de privacyverklaring, of de link erheen is dood. Daarnaast laden veel sites lettertypen en scripts rechtstreeks van Amerikaanse servers, waardoor het IP-adres van elke bezoeker de EU verlaat zonder dat iemand het benoemt. Wat u kunt doen: controleer of de privacyverklaring bestaat, klopt met het formulier en bereikbaar is, en host lettertypen zelf. Dit deel is voor iedereen van buitenaf zichtbaar.
art. 13 + art. 44 e.v. AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanJa, met medeweten van de klant en voor het doel van de offerte en de klus. Vertel dat u foto's maakt, gebruik ze alleen daarvoor en verwijder ze na afloop. Zet ze niet in een groepsapp die ook oud-medewerkers nog kunnen meelezen.
Financiële gegevens zoals facturen bewaart u zeven jaar voor de Belastingdienst. Dat geldt niet voor alles eromheen: vooropnamefoto's, inboedellijsten en opmerkingen kunnen veel eerder weg. Splits dus: de factuur blijft, de rest gaat na de klus of na de reclamatietermijn weg.
U krijgt dan een bewonerslijst in opdracht, dus u bent verwerker en er hoort een verwerkersovereenkomst te liggen. Deel de lijst alleen met de ploeg die hem nodig heeft en verwijder hem na de verhuizing. Noteer zelf zo min mogelijk over de gezondheid van bewoners.
Noteer wat de ploeg praktisch nodig heeft, zonder medische duiding: 'extra man nodig' of 'klant tilt niet mee' zegt genoeg. Een diagnose of aandoening is een gezondheidsgegeven met een streng regime. Verwijder ook die praktische aantekening zodra de klus klaar is.
Ja. Krijgt een onderaannemer namen en adressen van uw klanten, dan deelt u persoonsgegevens en horen daar afspraken bij over geheimhouding en verwijderen. Stuur alleen door wat voor die klus nodig is, dus niet het hele weekoverzicht met alle klanten erin.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.