Een ouder vult bij de intake het formulier in: allergieën, medicatie, de naam van de huisarts en wie het kind mag ophalen. Diezelfde middag staan de eerste foto's in de ouderapp. Een kinderopvang verwerkt vanaf dag één gegevens van kinderen, en juist die gegevens beschermt de AVG extra.
De AVG behandelt kinderen als groep die extra bescherming verdient: zij kunnen zelf niet overzien wat er met hun gegevens gebeurt. In de kinderopvang gaat het om veel meer dan een naam en geboortedatum: ontwikkelverslagen, observaties, gegevens over de thuissituatie en soms informatie over een echtscheiding of hulpverlening. De verleiding is om bij de intake alles vast te leggen wat ooit handig kan zijn, maar dat mag niet: je verzamelt alleen wat je voor de opvang van dit kind echt nodig hebt. Loop daarom je inschrijfformulier en je kindvolgsysteem eens kritisch langs. Elk veld waarvan je niet in één zin kunt uitleggen waarom je het nodig hebt, kan weg.
art. 5 + art. 8 AVGDe allergielijst op de koelkast, het formulier voor medicijnverstrekking, een opmerking als 'epilepsie, zie protocol' in de ouderapp: het zijn allemaal gezondheidsgegevens, en daarvoor geldt het zwaarste regime van de AVG. Het grootste risico zit in vrije tekstvelden. Een pedagogisch medewerker typt in het dagverslag 'medicijnen geweigerd, was erg druk', en zo belandt medische informatie op een plek waar hij niet thuishoort en waar iedereen met toegang tot de app hem leest. Wat je kunt doen: leg gezondheidsinformatie op één vaste, afgeschermde plek vast, beperk wie erbij kan, en spreek met het team af dat medische bijzonderheden nooit in dagverslagen, groepsapps of losse notities terechtkomen.
art. 9 AVGVrijwel elke opvang gebruikt een ouderportaal of app voor foto's, dagverslagen en planning. Die leverancier verwerkt kindgegevens in jouw opdracht, en dat vraagt om een verwerkersovereenkomst waarin staat wat hij mag, hoe hij beveiligt en wat er bij een datalek gebeurt. Kijk ook waar de gegevens staan: draait de app op Europese servers, of gaan foto's en namen via een Amerikaanse clouddienst? Doorgifte buiten de EU stelt extra eisen. Wat je kunt doen: zoek de verwerkersovereenkomst met je app-leverancier op, of vraag hem op als hij er niet is, en vraag zwart op wit waar de gegevens worden opgeslagen. Doe hetzelfde voor je planningstool en je administratiepakket.
art. 28 + art. 44 e.v. AVGFoto's van kinderen op je website of social media mogen alleen met toestemming van de ouders, en die toestemming moet vrij gegeven zijn en net zo makkelijk in te trekken als te geven. Trekt een ouder de toestemming in, dan haal je de foto's weg, ook uit oude berichten. Even belangrijk is opruimen: van kinderen die al jaren van de opvang af zijn, staan vaak nog complete dossiers en fotoarchieven op de server, terwijl je gegevens niet langer mag bewaren dan nodig. Wat je kunt doen: leg per soort gegeven een bewaartermijn vast, plan een jaarlijks opruimmoment, en registreer per kind welke toestemming voor foto's is gegeven en wanneer.
art. 5 + art. 7 + art. 17 AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanAlleen met toestemming van de ouders, per kanaal apart gevraagd en vastgelegd. De toestemming moet vrij zijn, dus geen voorwaarde voor de plek op de opvang, en net zo makkelijk in te trekken als te geven. Trekt een ouder haar in, dan verwijder je de foto's, ook uit oudere berichten.
Bij gezamenlijk gezag heb je in principe de instemming van beide gezagsdragers nodig. Regel dat praktisch bij de intake door beide ouders te laten tekenen. Wees extra alert bij gescheiden ouders: juist daar ontstaan discussies over foto's en informatiedeling.
Niet langer dan nodig. Voor facturen en contracten geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar, maar voor foto's, observaties en dagverslagen bestaat zo'n termijn niet: die kunnen na het afscheid weg. Leg per soort gegeven een termijn vast en plan een jaarlijks opruimmoment.
Voor de veiligheid van de kinderen mag je deze informatie gebruiken, maar hang niet meer op dan nodig en niet op een plek waar elke ouder of bezoeker meeleest. Een afgeschermde lijst voor de medewerkers van de groep is beter dan een A4 op de koelkast in de hal.
Ja. De leverancier van je ouderapp of kindvolgsysteem verwerkt kindgegevens in jouw opdracht, en dan schrijft art. 28 AVG een verwerkersovereenkomst voor. De meeste leveranciers hebben er standaard een klaarstaan; controleer daarin ook waar de gegevens worden opgeslagen.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.