Een gast checkt in: identiteitsbewijs op de balie, aantekening in het nachtregister, de camera in de lobby draait mee en de wifi vraagt om een e-mailadres. Nog voor de koffer op de kamer staat, heb je als hotel of vakantiepark al vier verwerkingen van persoonsgegevens te pakken, en bij elke verwerking horen keuzes die je moet kunnen uitleggen.
Hotels en vakantieparken moeten bijhouden wie er overnacht: het nachtregister is een wettelijke plicht. Maar die plicht vraagt om een beperkte set gegevens van de aankomende gast, zoals naam, woonplaats, aankomstdag en het soort identiteitsbewijs. Wat er in de praktijk gebeurt, is ruimer: een volledige kopie van het paspoort scannen, BSN incluis, en die jaren bewaren. Dat is meer dan nodig, en daarmee in strijd met het uitgangspunt van minimale gegevensverwerking. Een kopie van het identiteitsbewijs is voor het register niet vereist; kijken en overnemen volstaat. Wat je kunt doen: leg alleen de gegevens vast die het register vraagt, maak geen kopieën of scans van identiteitsbewijzen en spreek een bewaartermijn af voor het register zelf.
art. 5 AVGCamera's bij de receptie, in de gangen en op het parkeerterrein zijn verdedigbaar voor de veiligheid van gasten en personeel, maar er zitten grenzen aan. Gasten moeten vóór ze in beeld komen weten dat er cameratoezicht is en waarom, beelden horen na een korte termijn automatisch weg, en camera's mogen geen plekken filmen waar gasten privacy verwachten. Bij grootschalig of systematisch cameratoezicht, zeker op een vakantiepark met veel camera's, kan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) verplicht zijn. Vergeet ook het eigen personeel niet: dat wordt door dezelfde camera's gevolgd. Wat je kunt doen: hang duidelijke bordjes bij elke ingang, leg vast wie de beelden mag bekijken, stel automatische verwijdering in en beoordeel bij veel camera's of een DPIA nodig is.
art. 13 + art. 35 AVGGratis wifi tegen een e-mailadres, een gastprofiel met voorkeuren voor het volgende verblijf, en systemen die kunnen zien welke apparaten waar op het park zijn: het klinkt als service, maar het zijn stuk voor stuk verwerkingen die een grondslag en uitleg nodig hebben. Een e-mailadres dat is opgegeven voor wifi-toegang mag niet stilzwijgend de marketinglijst in, en het volgen van apparaten over het terrein is een vorm van monitoring die de meeste gasten niet verwachten. Ook het wifi-portaal zelf plaatst vaak cookies en vraagt dus om echte keuzevrijheid. Wat je kunt doen: houd wifi-toegang en marketing uit elkaar met een aparte, niet vooraf aangevinkte keuze, wees in je privacyverklaring concreet over gastprofielen, en zet tracking op het terrein alleen in als je kunt uitleggen waarom het nodig is.
art. 6 + art. 13 AVG + art. 11.7a TelecommunicatiewetTussen de gast en jouw receptie zitten al gauw vijf systemen: een booking-engine, een channel manager, het kassasysteem, de mailtool en het property-managementsysteem. Elk daarvan verwerkt gastgegevens namens jou, en met elk hoort een verwerkersovereenkomst te bestaan. In de praktijk is dat papierwerk zelden compleet, zeker bij kleinere tools en lokale leveranciers. Daar bovenop komt de klassieke vergeetput: gastprofielen van jaren geleden die nergens meer voor dienen maar nog overal staan, van verblijfshistorie tot voorkeuren. Wat je kunt doen: zet alle systemen met gastdata op een rij, controleer per systeem of er een verwerkersovereenkomst ligt (bij grote partijen zit die vaak in de voorwaarden), en spreek af na hoeveel jaar zonder boeking een gastprofiel wordt verwijderd.
art. 28 + art. 5 AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanNee, in de regel niet. Voor het nachtregister volstaat het om het identiteitsbewijs te bekijken en een beperkte set gegevens over te nemen, zoals naam en soort document. Een volledige kopie met BSN bewaren is meer dan nodig en levert bij een lek direct risico op identiteitsfraude op.
Ja, vooraf en duidelijk: bordjes bij de ingang en een toelichting in je privacyverklaring, met het doel erbij. Beelden bewaar je kort, als vuistregel enkele weken, tenzij er een incident op staat.
Niet zomaar. Een adres dat is opgegeven om online te komen, is niet opgegeven voor reclame. Bied bij de wifi-login een aparte, niet vooraf aangevinkte keuze voor de nieuwsbrief en houd beide lijsten gescheiden.
Voor het deel dat via hun platform loopt hebben zij een eigen verantwoordelijkheid, maar zodra de gegevens in jouw systemen staan ben jij aan zet: bewaartermijnen, toegang, beveiliging en de leveranciers die jij daarvoor inhuurt. Die verantwoordelijkheid kun je niet doorschuiven.
Zo lang als ze een doel dienen. Voor de administratie geldt zeven jaar fiscale bewaarplicht, maar dat gaat over facturen, niet over voorkeuren en verblijfshistorie. Spreek een termijn af voor inactieve profielen, bijvoorbeeld verwijderen na een aantal jaren zonder boeking, en voer die ook echt uit.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.