In je praktijksoftware draait alles om het dier: gewicht, entingen, medicatie. Maar aan elk dossier hangt een baasje, en daar begint de AVG: naam, adres, betaalhistorie en die ene notitie "eigenaar slecht ter been". Gegevens over dieren vallen niet onder de AVG, gegevens over hun eigenaren volledig.
In de praktijksoftware draait alles om het dier, maar aan elk dossier hangt een eigenaar: naam, adres, telefoonnummer, betaalhistorie. Juist het vrije notitieveld is riskant. "Eigenaar slecht ter been, graag aan de deur helpen" of "baasje is in scheiding, factuur naar mevrouw" zijn aantekeningen over de mens, niet over het dier. Gezondheidsinformatie over de eigenaar valt onder de bijzondere persoonsgegevens, met een veel strenger regime dan gewone klantdata. Wat je kunt doen: spreek met het team af dat notities alleen over het dier en de behandeling gaan, loop bestaande dossiers een keer door op dit soort aantekeningen, en gebruik voor praktische afspraken rond de eigenaar een apart veld dat je bewust beperkt houdt.
art. 5 + art. 9 AVGElke praktijk kent klanten met een betalingsachterstand. Een interne aantekening "alleen na vooruitbetaling" of een wanbetalerslijst is een verwerking van persoonsgegevens en vraagt om een grondslag, meestal je gerechtvaardigd belang als praktijk. Dat kan, mits zorgvuldig: registreer alleen feiten (openstaand bedrag, gemaakte afspraken) en geen oordelen als "lastige klant", want de klant mag zijn gegevens opvragen en leest dan mee. Vermeld in je privacyverklaring dat je betaalgedrag bijhoudt en hoe lang. En deel zo'n lijst niet met andere praktijken in de regio: een gedeelde zwarte lijst is een zware verwerking waar strenge eisen aan zitten. Wat je kunt doen: spreek een vaste termijn af waarna een afgehandelde achterstand uit het dossier verdwijnt, en leg die vast.
art. 5 + art. 6 + art. 13 AVGDe meeste praktijken leunen op leveranciers: cloudpraktijksoftware, een extern laboratorium, een boekhoudpakket, een tool die vaccinatieherinneringen verstuurt. Die partijen verwerken allemaal gegevens van jouw klanten, in jouw opdracht. De AVG eist dan een verwerkersovereenkomst, en die ontbreekt in de praktijk verrassend vaak: hij is nooit getekend, of niemand weet waar hij ligt. Zonder dat document is niet geregeld wat de leverancier met de data mag, hoe hij beveiligt en wat er gebeurt bij een datalek. Wat je kunt doen: maak een lijst van alle tools en diensten die klantgegevens aanraken, controleer per leverancier of er een verwerkersovereenkomst ligt (vaak zit hij in de voorwaarden of is hij online te tekenen) en bewaar ze op één plek.
art. 28 AVGEen online afspraakformulier is handig, maar het verzamelt persoonsgegevens: naam, mailadres, telefoonnummer en vaak een omschrijving van de klacht. De bezoeker moet bij dat formulier kunnen lezen wat er met die gegevens gebeurt, dus een vindbare en kloppende privacyverklaring is geen formaliteit. Daarnaast speelt op veel praktijksites een klassieker: de site laadt lettertypen rechtstreeks bij Google. Daarmee gaat het IP-adres van elke bezoeker naar de Verenigde Staten, zonder dat iemand daarvoor koos of het weet. Wat je kunt doen: host lettertypen op je eigen server (een klein klusje voor je websitebouwer), zet een link naar de privacyverklaring direct bij het afspraakformulier, en beperk het formulier tot wat je echt nodig hebt om terug te bellen.
art. 13 + art. 44 e.v. AVGDe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanNee, gegevens over het dier zelf niet. Maar zodra informatie herleidbaar is naar de eigenaar (naam, adres, chipregistratie op naam, betaalhistorie) is het een persoonsgegeven en geldt de AVG gewoon. In de praktijk bevat vrijwel elk dierdossier dus persoonsgegevens.
Een herinnering die bij de behandelrelatie hoort, zoals de jaarlijkse enting van een bestaande patiënt, is servicecommunicatie en kan meestal op basis van de klantrelatie. Wordt het een nieuwsbrief met acties en aanbiedingen, dan gelden de regels voor marketing en heb je in beginsel toestemming nodig. Houd die twee soorten mail gescheiden.
De AVG noemt geen vaste termijn: je bepaalt en onderbouwt hem zelf. Factuurgegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor de rest geldt: niet langer dan nodig, dus leg een termijn vast en ruim daarna ook echt op.
Ja, met mate. Op basis van gerechtvaardigd belang mag je bijhouden dat er een achterstand is en welke afspraken zijn gemaakt. Vermeld het in je privacyverklaring en verwijder de aantekening als de zaak is afgehandeld. Een lijst delen met andere praktijken is een zwarte lijst en ligt juridisch veel zwaarder.
Ja. De leverancier van je (cloud)praktijksoftware verwerkt klantgegevens in jouw opdracht en is daarmee verwerker in de zin van art. 28 AVG. Vaak zit de verwerkersovereenkomst in de leveringsvoorwaarden of is hij online te ondertekenen: controleer dat en bewaar hem op een vaste plek.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.