Een intakegesprek bij een acupuncturist, osteopaat of hypnotherapeut gaat al snel over het hele leven: klachten, medicatie, stress, soms trauma. Je verwerkt daarmee dezelfde gevoelige gegevens als een huisarts, maar zonder de structuren die de reguliere zorg eromheen heeft gebouwd. De AVG maakt geen onderscheid: gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, ook in jouw praktijkkamer, en juist als eenpitter moet je de basis zelf regelen.
Complementaire behandelvormen kijken breed, en dat zie je terug in de intake: lichamelijke klachten, medicijngebruik, slaap, emoties, levensgebeurtenissen. Alles daarvan is een gezondheidsgegeven in de zin van art. 9 AVG, en de verwerking daarvan is in beginsel verboden tenzij een uitzondering geldt. Voor therapeuten buiten de reguliere zorg is uitdrukkelijke toestemming van de cliënt de meest voorkomende basis, naast de ruimte die de UAVG biedt voor hulpverleners. Regel het zichtbaar: leg vóór de eerste behandeling schriftelijk vast dat de cliënt instemt met het vastleggen van gezondheidsgegevens, beschrijf kort waarvoor je ze gebruikt, en noteer in het dossier alleen wat voor de behandeling nodig is. Dagboekachtige uitweidingen horen er niet in.
art. 9 + art. 7 AVG + UAVGHier zit een risico dat veel therapeuten over het hoofd zien: wie op de mailinglijst van een hypnotherapeut of acupuncturist staat, is vrijwel zeker cliënt, en dat gegeven alleen al verraadt iets over gezondheid. Staat die lijst in een Amerikaanse nieuwsbrieftool of een gratis boekingssysteem, dan heb je ongemerkt gezondheidsgerelateerde data buiten de EER staan, zonder verwerkersovereenkomst en zonder dat je cliënten het weten. Loop je toolset na: boekingssysteem, nieuwsbriefdienst, agenda, boekhouding. Controleer per tool of er een verwerkersovereenkomst is en waar de data staat, en kies waar mogelijk voor Europese alternatieven. Vermeld de tools die je gebruikt eerlijk in je privacyverklaring.
art. 28 + art. 44 e.v. AVGMet een klein budget is de verleiding groot om een privacyverklaring van een collega of een gratis generator over te nemen. Het resultaat zien we vaak: een verklaring die diensten noemt die jij niet gebruikt, jouw boekingssysteem en betaalprovider niet vermeldt, en soms nog de naam van de vorige praktijk bevat. Dat is geen detail: de verklaring is je wettelijke informatieplicht richting cliënten, en een verklaring die niet klopt is een zichtbaar signaal dat de rest waarschijnlijk ook niet geregeld is. Neem een uurtje: loop je eigen werkwijze langs (welke gegevens, welke tools, welke bewaartermijn, welke rechten heeft de cliënt) en herschrijf de verklaring tot hij jouw praktijk beschrijft. Zet hem vindbaar op je site.
art. 13 AVGIn veel praktijken staan dossiers van cliënten die jaren geleden voor het laatst kwamen nog gewoon in de kast of op de laptop. "Misschien komt ze ooit terug" is onder de AVG geen geldige reden: gegevens mogen niet langer bewaard blijven dan nodig voor het doel. Hoe lang dat is, hangt af van je situatie: valt jouw zorg onder de WGBO, dan geldt de dossierplicht van die wet; veel beroepsverenigingen hanteren daarnaast eigen richtlijnen. Kies een onderbouwde termijn, leg die vast in je privacyverklaring en verwerkingsregister, en handel er ook naar: plan één vast moment per jaar om verlopen dossiers, oude mails en niet meer gebruikte lijsten daadwerkelijk te verwijderen.
art. 5 AVG + WGBODe ComplyNL-quickscan controleert uw website gratis en geautomatiseerd op de punten hierboven, in een split second, zonder verplichtingen.
Start de gratis quickscanJa, maar het regime van art. 9 AVG geldt onverkort. In de praktijk betekent dit dat je werkt met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt, vastgelegd vóór de eerste behandeling, en dat je alleen noteert wat voor de behandeling nodig is. Je beroepsvereniging heeft hier vaak modelformulieren voor.
Een handtekening is niet letterlijk verplicht, maar je moet wél kunnen aantonen dat er uitdrukkelijke toestemming is gegeven. Een kort getekend of digitaal bevestigd formulier bij de intake is daarvoor de eenvoudigste route. Vermeld erin welke gegevens je vastlegt, waarvoor, en dat de cliënt de toestemming kan intrekken.
Valt je zorg onder de WGBO, dan geldt de bewaartermijn van die wet voor het behandeldossier. Daarnaast hanteren beroepsverenigingen eigen richtlijnen. Kies een termijn die je kunt onderbouwen, zet hem in je privacyverklaring en ruim dossiers na afloop ook echt op; dat laatste blijft in de praktijk het vaakst liggen.
Alleen met duidelijke toestemming, en wees terughoudend: een review bij een therapeut zegt al snel iets over de gezondheid van de schrijver. Gebruik bij voorkeur alleen een voornaam of initialen, vraag toestemming specifiek voor publicatie op je site, en verwijder de review direct als de cliënt daarom vraagt.
Ja. Omdat je structureel gezondheidsgegevens verwerkt, geldt de uitzondering voor kleine organisaties niet. Het hoeft geen dik document te zijn: één overzicht van welke gegevens je verwerkt, waarvoor, hoe lang je ze bewaart en welke tools en personen erbij kunnen, volstaat en dwingt je meteen om je eigen werkwijze scherp te krijgen.
De gratis quickscan meet de buitenkant van een website op één moment. Een schone of lage uitslag is geen garantie dat uw organisatie aan de AVG voldoet: verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen in de administratie en interne processen vallen buiten de meting. ComplyNL geeft geen keurmerk en geen juridisch oordeel. Peildatum augustus 2026.